Un team aspetta che il marketing finisca prima che le vendite possano inviare una proposta. Un altro porta avanti tre approvazioni nello stesso momento e chiude lo stesso lavoro in metà tempo. Stesso obiettivo, approccio diverso. La differenza sta nel tipo di flusso di lavoro che usa ciascun team.
I tipi di flussi di lavoro descrivono come i passaggi si collegano tra loro. Alcuni procedono in linea retta. Altri si ramificano in base a delle condizioni. Altri ancora vanno avanti in parallelo. Capire questi schemi ti aiuta a progettare processi che corrispondono a come funziona davvero la tua attività. Ecco i tre tipi principali e quando conviene ciascuno.
Quali sono i principali tipi di flussi di lavoro?
La maggior parte dei flussi di lavoro aziendali rientra in tre categorie: sequenziali, paralleli e condizionali. Ogni tipo definisce come i passaggi si relazionano tra loro e come il lavoro va dall'inizio alla fine. Conoscere la differenza ti aiuta a costruire un diagramma di flusso di lavoro che rispecchi la realtà, invece di forzare ogni processo nella stessa forma.
1. Flussi di lavoro sequenziali
Un flusso di lavoro sequenziale procede in linea retta. Il primo passaggio deve finire prima che inizi il secondo, e il secondo deve finire prima che parta il terzo. Pensa a una catena di montaggio in cui ogni postazione passa il lavoro alla successiva.
Esempi comuni di flussi di lavoro sono la gestione di un ordine di acquisto, la scrittura e la pubblicazione di un articolo di blog o il percorso di un nuovo assunto tra i documenti di onboarding. Ogni fase dipende dalla precedente. Non puoi saltare avanti senza rompere il processo.
I flussi di lavoro sequenziali funzionano meglio quando l'ordine conta e ogni passaggio si basa sull'ultimo. Sono semplici da mappare e facili da seguire per i team. Il compromesso è la velocità. Se un passaggio si blocca, tutto ciò che viene dopo aspetta.
2. Flussi di lavoro paralleli
Un flusso di lavoro parallelo esegue più passaggi nello stesso momento. Persone o team diversi gestiscono le proprie parti contemporaneamente e il processo prosegue quando tutti i rami sono finiti. Questo tipo velocizza il lavoro che non dipende da un ordine rigido.
Immagina di lanciare la pagina di un nuovo prodotto. Mentre il designer costruisce il layout, il copywriter scrive il testo e lo sviluppatore prepara il modulo. Tutti e tre lavorano in parallelo. La pagina va online solo quando ogni ramo è completo.
I flussi di lavoro paralleli fanno risparmiare tempo nei progetti complessi con attività indipendenti. Richiedono una comunicazione chiara, in modo che i team sappiano quando scade la loro parte e cosa fa partire la fase successiva.
3. Flussi di lavoro condizionali
Un flusso di lavoro condizionale si ramifica in base a regole o risultati. Il percorso cambia a seconda di ciò che accade in un punto di decisione. Se la risposta è sì, il lavoro va in una direzione. Se è no, ne prende un'altra.
Il flusso di una richiesta di assistenza è un esempio classico. Arriva una nuova richiesta, il sistema controlla la categoria e i problemi urgenti vanno a un operatore esperto, mentre le domande generiche vanno nella coda standard. Il punto di partenza è lo stesso, ma il percorso si divide in base alle condizioni.
I flussi di lavoro condizionali gestiscono le situazioni in cui una soluzione unica non va bene per tutti. Aggiungono flessibilità, ma servono regole chiare perché le persone sappiano quale ramo seguire e nulla si perda tra un percorso e l'altro.
Come si sceglie il tipo di flusso di lavoro giusto?
Parti chiedendoti se i passaggi devono avvenire in ordine. Se sì, usa un flusso di lavoro sequenziale. Se più passaggi possono avvenire in modo indipendente, probabilmente è meglio il parallelo. Se il percorso dipende da variabili come budget, priorità o tipo di cliente, ti serve un flusso di lavoro condizionale.
Molti processi aziendali reali combinano tutti e tre i tipi. Il progetto di un cliente può partire in modo sequenziale con accoglienza e definizione dell'ambito. Design e testi procedono in parallelo durante la fase di realizzazione. Un'approvazione condizionale alla fine smista le revisioni o chiude il progetto in base al riscontro del cliente. È normale. L'obiettivo non è forzare un unico schema, ma riconoscere quali parti del tuo processo richiedono quale approccio.
Disegnare su carta un semplice diagramma di flusso di lavoro ti aiuta a vedere i collegamenti prima di costruire qualcosa di formale. Riquadri per i passaggi, frecce per la direzione e percorsi divisi per le condizioni. Anche uno schizzo approssimativo rivela colli di bottiglia che potresti non notare quando tutto vive nella tua testa.
Una volta capito quale tipo si adatta al tuo processo, il prossimo modulo tratta l'automazione dei flussi di lavoro e come velocizzare i passaggi ripetitivi dentro ogni schema. Per uno sguardo più ampio sul perché i processi strutturati contano fin dall'inizio, leggi il nostro blog sull'importanza di impostare i flussi di lavoro.
Domande frequenti
Un processo aziendale può usare più di un tipo di flusso di lavoro?
La maggior parte dei processi reali combina passaggi sequenziali, paralleli e condizionali in un unico flusso di lavoro. Un processo di assunzione può eseguire i controlli sui precedenti in parallelo, mentre la lettera di offerta segue una catena di approvazioni sequenziale. L'importante è associare ogni parte del processo al tipo che si adatta meglio.
Che cos'è un diagramma di flusso di lavoro e mi serve?
Un diagramma di flusso di lavoro è una mappa visiva del tuo processo che mostra passaggi, collegamenti e punti di decisione. Non servono software sofisticati per crearlo. Uno schizzo su una lavagna o un semplice diagramma di flusso su carta bastano per la maggior parte dei piccoli team e aiutano tutti a vedere la stessa immagine.
Quale tipo di flusso di lavoro è il migliore per un piccolo team?
I flussi di lavoro sequenziali sono il punto di partenza più facile per i piccoli team, perché seguono un ordine chiaro con un coordinamento minimo. Quando il team cresce e i progetti diventano più complessi, gli schemi paralleli e condizionali diventano più utili. Parti dal semplice e aggiungi complessità solo quando un processo lo richiede.
Come si collegano i moduli del sito ai diversi tipi di flussi di lavoro?
Un modulo di contatto sul tuo sito può far partire percorsi diversi in base a ciò che sceglie il visitatore. Una richiesta di preventivo può avviare un flusso di vendita sequenziale, mentre una domanda di assistenza segue un percorso condizionale in base all'urgenza. Con WEMASY puoi creare i moduli con il creatore di siti e collegarli al tipo di flusso di lavoro adatto a ogni richiesta.
Qual è il tipo di flusso di lavoro più comune nelle aziende?
I flussi di lavoro sequenziali sono i più comuni, perché molte attività quotidiane seguono in modo naturale un ordine passo dopo passo. Fatturazione, pubblicazione dei contenuti ed evasione degli ordini tendono tutti a partire in modo sequenziale. I team aggiungono spesso rami paralleli o condizionali quando i processi si fanno più complessi. Se l'argomento è nuovo per te, parti dal capitolo su cos'è un flusso di lavoro per capire prima le basi.
Come gestiscono le eccezioni i flussi di lavoro condizionali?
I flussi di lavoro condizionali usano punti di decisione per indirizzare le eccezioni senza rompere il processo complessivo. Una richiesta di rimborso sopra un certo importo può richiedere l'approvazione di un responsabile, mentre gli importi più piccoli vengono approvati in automatico. Regole chiare a ogni ramo evitano che le eccezioni blocchino l'intero flusso di lavoro. Il capitolo sull'automazione dei processi aziendali spiega come gestire queste regole su scala più ampia.