Cinquanta persone hanno cliccato "interessato" sull'invito al workshop. Dodici si sono iscritte davvero. La mattina dell'evento hai preparato il pranzo per trenta, perché non hai mai avuto risposta dai "forse".
Quella distanza tra interesse e presenza confermata è proprio ciò che il messaggio di promemoria RSVP chiude. È un sollecito inviato a chi non ha risposto o ha risposto in modo incerto, per chiedere di confermare sì o no prima di definire catering, posti a sedere o materiali. Scriverli bene fa risparmiare soldi e riduce i momenti imbarazzanti con le sedie vuote. Ecco come scrivere un promemoria RSVP che ottiene risposte.
Cos'è un messaggio di promemoria RSVP
Il messaggio di promemoria RSVP è una comunicazione di sollecito inviata prima della scadenza di un evento. Si rivolge agli ospiti che non hanno confermato la presenza, che hanno segnato "forse" o che si sono iscritti senza completare il pagamento o i dettagli sulle esigenze alimentari.
A differenza dei promemoria per appuntamenti, che partono da un orario già prenotato, i promemoria RSVP spesso inseguono una prima risposta. L'obiettivo è un conteggio preciso, non solo la presenza a una data già fissata in calendario.
I canali includono email, SMS e notifiche nell'app. La email funziona meglio per eventi formali con molti dettagli. L'SMS funziona per scadenze brevi e incontri informali.
Come scrivere un messaggio di promemoria RSVP
Indica nome e data dell'evento nella prima riga. Gli ospiti partecipano a molti eventi. Il tuo deve essere riconoscibile senza aprire una lunga conversazione.
Includi una scadenza chiara. "Ti chiediamo di rispondere entro giovedì per definire i posti a sedere" crea urgenza senza risultare aggressivo.
Rendi facile rispondere. Un pulsante per il sì, uno per il no. I moduli lunghi nascosti a tre clic di distanza vengono abbandonati. Più la risposta è facile, più il conteggio è preciso.
Spiega perché la risposta conta. "Stiamo definendo il numero dei pasti" o "Restano pochi posti" dà agli ospiti un motivo per rispondere, oltre alla cortesia.
Invia un primo promemoria una settimana prima della scadenza e uno finale 48 ore prima. Due contatti raggiungono la maggior parte dei ritardatari senza sembrare spam.
Esempi di messaggi di promemoria RSVP
Apertura di una email: "Ciao Jordan, stiamo organizzando la Spring Networking Dinner del 10 aprile e non abbiamo ancora ricevuto la tua risposta. Facci sapere se partecipi, così riserviamo il tuo posto."
Versione SMS: "Promemoria: conferma la presenza alla cena del 10 aprile entro gio. Rispondi S per partecipare, N per rifiutare. Dettagli: [short link]"
Sollecito per i "forse": "Hai segnato 'forse' per il workshop del 3 maggio. Puoi confermare sì o no entro lunedì? I materiali vengono ordinati in base al numero finale dei presenti."
Usa un tono caldo per gli eventi sociali e diretto per le iscrizioni a pagamento, dove nessuna risposta significa ricavi persi.
L'impostazione delle iscrizioni agli eventi è nel modulo due, in come creare un modulo di iscrizione a un evento. Per i solleciti su singoli appuntamenti invece che su eventi di gruppo, guarda gli SMS di promemoria per appuntamenti del capitolo precedente.
Domande frequenti
Quando devo inviare il primo promemoria RSVP?
Una settimana prima della scadenza per le risposte è un buon punto di partenza. Invia un promemoria finale più breve 48 ore prima della scadenza, per raggiungere chi voleva rispondere ma ha dimenticato.
I promemoria RSVP vanno inviati anche a chi ha già confermato?
Escludi gli ospiti già confermati dagli invii di sollecito. Dividi l'elenco, così solo chi non ha risposto e i "forse" ricevono i solleciti. Chi ha confermato e riceve messaggi insistenti potrebbe annullare per fastidio.
Posso raccogliere le risposte RSVP dal mio sito?
Un modulo di iscrizione all'evento sul tuo sito raccoglie le risposte in un unico posto. Con WEMASY puoi creare le pagine di iscrizione con il creatore di siti e inviare promemoria RSVP automatici legati alle iscrizioni incomplete.
In cosa un promemoria RSVP è diverso dalla conferma di un evento?
Le conferme vanno a chi si è già iscritto, per ripetere i dettagli dell'evento. I promemoria RSVP inseguono chi non ha ancora risposto. Il modulo due tratta i modelli di conferma in come creare un modello di email di conferma.
Che tono funziona per i promemoria RSVP senza pagamento?
Resta cortese e concreto. Indica la scadenza, spiega perché il conteggio conta e offri un modo facile per rifiutare. Gli ospiti che non possono venire spesso ignorano i messaggi che sembrano un senso di colpa.
Devo offrire l'opzione forse nei promemoria RSVP?
Le risposte "forse" aumentano l'incertezza. Per gli eventi in cui il numero dei presenti determina i costi, spingi per un sì o un no nel testo del promemoria. Se ammetti il "forse", invia un secondo sollecito proprio a quel gruppo prima di definire i piani.