Chi invia oggi i tuoi messaggi di promemoria? La persona alla reception tra un'accoglienza e l'altra, o nessuno perché la giornata è stata troppo piena? Quando i promemoria dipendono da chi ha una mano libera, i clienti con appuntamento al pomeriggio spesso non sentono niente.
Un'app di promemoria toglie questa lotteria. Il software controlla il tuo calendario e invia i messaggi agli orari che stabilisci. Di solito l'app si collega al calendario delle prenotazioni, prende i contatti dei clienti e applica i modelli che hai già creato. Ecco come usarne una senza creare un secondo calendario da mantenere per il tuo staff.
Cosa fa un'app di promemoria
Le app di promemoria stanno tra il calendario e i canali di messaggistica. Quando una prenotazione è confermata, l'app mette in coda i promemoria da inviare più tardi. Quando arriva l'orario, invia SMS o email senza azioni manuali.
La maggior parte dei software di promemoria registra anche lo stato di consegna. Puoi vedere quali messaggi sono arrivati, quali sono rimbalzati e quali clienti hanno confermato tramite il link di risposta.
Alcune app sono indipendenti. Altre sono moduli dentro strumenti di calendario più ampi. Le app indipendenti vanno bene quando hai già un calendario altrove. Un software integrato riduce gli errori di sincronizzazione, perché prenotazioni e messaggi condividono un solo database.
Come configurare un'app di promemoria
Primo passo: collega il tuo calendario o sistema di prenotazione. Importa le prenotazioni esistenti o parti da zero, così ogni appuntamento futuro entra da solo nella coda dei promemoria.
Secondo passo: importa o verifica numeri di telefono e indirizzi email dei clienti. I numeri non validi sprecano invii e frustrano i clienti che non ricevono mai gli avvisi.
Terzo passo: collega i modelli creati seguendo come creare un modello di promemoria per gli appuntamenti. Abbina i segnaposto ai campi della prenotazione, così nomi e orari si compilano bene.
Quarto passo: stabilisci gli orari di invio. Le scelte più comuni sono settantadue ore, ventiquattro ore e due ore prima dell'inizio. Adattali alle tue abitudini di assenza.
Quinto passo: fai prenotazioni di prova con i tuoi contatti. Controlla formato, link e fuso orario prima che i clienti ricevano messaggi reali.
Usare le app di promemoria senza sommergere i clienti
Metti un tetto al numero di messaggi per appuntamento. Tre promemoria ben distanziati battono sei duplicati nella stessa mattina.
Rispetta subito le richieste di disiscrizione. I clienti che rifiutano gli SMS possono comunque ricevere l'email, se la preferiscono, o niente se si sono disiscritti del tutto.
Controlla i report ogni mese. Tassi di rimbalzo in aumento o conferme in calo indicano modelli ormai stancanti o contatti sbagliati.
Le app di promemoria funzionano meglio insieme alla base descritta in che cos'è un software per la gestione degli appuntamenti. Quando sei pronto per l'automazione completa, leggi poi che cos'è un sistema automatico di promemoria.
Domande frequenti
Mi serve un'app di promemoria separata se ho già un software per gli appuntamenti?
Molti strumenti includono già i promemoria. Un'app separata ha senso quando il calendario sta in un posto e la messaggistica è debole. Evita il doppio invio disattivando i promemoria in uno dei due sistemi.
Le app di promemoria possono inviare sia SMS sia email per lo stesso appuntamento?
Le sequenze su più canali sono comuni. L'email porta istruzioni di preparazione lunghe, mentre l'SMS manda un breve richiamo del giorno stesso. Quando puoi, lascia scegliere il canale preferito ai clienti, per ridurre gli avvisi doppi.
Come gestiscono le app gli appuntamenti spostati?
Un software ben integrato annulla i messaggi in attesa per il vecchio orario e ne programma di nuovi quando la prenotazione cambia. Prova gli spostamenti durante la configurazione, perché promemoria obsoleti confondono presto i clienti.
Posso usare un'app di promemoria con le prenotazioni dal mio sito WEMASY?
Collega il tuo flusso di promemoria allo stesso calendario che riceve le prenotazioni online. Con WEMASY pubblichi le pagine di prenotazione con il creatore di siti, così le prenotazioni dal sito alimentano la coda che la tua app controlla.
Ci sono regole di legge per inviare SMS di promemoria?
In generale le attività hanno bisogno del consenso prima di inviare messaggi promozionali. I promemoria su appuntamenti esistenti seguono regole diverse dagli invii promozionali. Documenta il consenso al momento della prenotazione e inserisci nei modelli la possibilità di disiscriversi.
Cosa devo leggere dopo aver configurato un'app di promemoria?
Continua con come inviare gli SMS di promemoria per gli appuntamenti per i dettagli di invio. Chi lavora nella sanità legga anche che cos'è un sistema di promemoria per i pazienti.