Un ospite arriva con un codice di conferma preso da un sito di annunci di viaggio. Il sistema della tua reception mostra la camera come disponibile. Il sito di annunci la mostra come prenotata. Qualcuno rischia di dormire nella hall se non risolvi il conflitto nei prossimi dieci minuti.
Il rischio di doppia prenotazione è il motivo per cui gli hotel usano i channel manager. Un channel manager per hotel è un sistema che distribuisce disponibilità, tariffe e restrizioni delle camere a più canali di prenotazione partendo da un unico inventario centrale. Quando una camera si vende su un canale, il channel manager aggiorna in automatico tutti gli altri. Ecco come funziona e dove si colloca nella tua attività.
Cos'è un channel manager per hotel?
Un channel manager per hotel è il livello di distribuzione tra il sistema di gestione della struttura e i luoghi in cui gli ospiti prenotano le camere. Tra questi ci sono il tuo sito diretto, le agenzie di viaggio online, i motori di confronto e i portali di prenotazione aziendali.
Invece di accedere a ogni canale per cambiare la disponibilità, modifichi l'inventario una volta sola nel channel manager. L'aggiornamento arriva a tutti i canali collegati nel giro di pochi minuti.
Il channel manager protegge il tuo piano di capacità. Decidi quante camere vendere per notte. Il sistema fa rispettare quel tetto su ogni canale, così le prenotazioni totali non superano mai l'inventario fisico.
Perché gli hotel hanno bisogno di un channel manager
Gli aggiornamenti manuali sui vari canali non reggono quando i volumi crescono. Un addetto alla reception segna una camera venduta al telefono ma dimentica di chiudere lo slot sul sito di annunci. Il cliente successivo prenota la stessa camera online.
I channel manager sostengono anche la strategia tariffaria. Puoi impostare prezzi diversi per canale mantenendo unica la disponibilità. Una promozione su un canale non lascia per errore aperto altrove un inventario non aggiornato.
La gestione dei canali è legata alla gestione delle prenotazioni. Le prenotazioni sono il risultato. Il channel manager controlla quante prenotazioni ogni canale di vendita può creare prima di raggiungere la capacità.
Come funziona un channel manager per hotel
1. Inventario centrale
Numero di camere, tipologie e camere fuori servizio stanno in un unico elenco principale. Il channel manager legge da questo elenco, non da ogni canale separatamente.
2. Regole su tariffe e restrizioni
Imposta tariffe base, soggiorni minimi e date chiuse agli arrivi. Le regole valgono per canale o in generale, a seconda della tua strategia di distribuzione.
3. Sincronizzazione bidirezionale
Quando arriva una prenotazione da un canale qualsiasi, l'inventario scende ovunque. Le cancellazioni riaprono gli slot su tutti i canali collegati nello stesso momento.
4. Report
Vedi quali canali portano prenotazioni e ricavi. I dati sulle prestazioni dei canali orientano la spesa di marketing e ti aiutano a prevedere il tasso di occupazione per fonte.
Channel manager o sistema di gestione della struttura
Il sistema di gestione della struttura si occupa delle operazioni in sede: check-in, pulizie, conti e profili degli ospiti. Il channel manager si occupa della distribuzione: manda all'esterno disponibilità e tariffe e porta all'interno le prenotazioni.
La maggior parte degli hotel collega i due sistemi, così il personale della reception vede ogni prenotazione a prescindere dal canale che l'ha creata. Il channel manager non sostituisce la pianificazione della capacità né la pianificazione delle pulizie. Mantiene accurato il lato prenotazioni, così quei piani partono da numeri reali.
Prenotazioni dirette e gestione dei canali
Anche il tuo sito è un canale. Quando le prenotazioni dirette attingono allo stesso inventario degli annunci di terzi, eviti la fonte più comune di doppie prenotazioni. Una pagina di prenotazione sul tuo sito deve collegarsi allo stesso sistema di disponibilità che il channel manager controlla.
Domande frequenti
Quanti canali deve collegare un piccolo hotel al channel manager?
Parti dal tuo sito diretto più i due o tre siti di annunci che portano la maggior parte delle prenotazioni. Aggiungi i canali gradualmente e verifica la precisione della sincronizzazione prima di allargarti.
Cosa succede se la sincronizzazione del channel manager fallisce?
Una sincronizzazione fallita può lasciare su un canale una disponibilità non aggiornata mentre gli altri si aggiornano bene. Controlla i registri di sincronizzazione ogni giorno e sospendi le vendite sui canali coinvolti finché l'inventario non coincide con l'elenco principale.
Un channel manager gestisce anche turni o pulizie?
I channel manager controllano la distribuzione, non la pianificazione del lavoro in sede. I turni delle pulizie dipendono ancora dagli arrivi previsti dalla gestione delle prenotazioni e dalla tua revisione settimanale della capacità.
Come si collegano le prenotazioni dal sito al channel manager?
Il motore di prenotazione del tuo sito deve leggere dallo stesso inventario centrale che il channel manager aggiorna. WEMASY include un creatore di siti con integrazione delle prenotazioni, così le prenotazioni dirette riducono il numero di camere disponibili in tutta la tua distribuzione.
Un channel manager può aiutare a migliorare il tasso di occupazione?
Una disponibilità accurata evita le cancellazioni per overbooking che danneggiano le recensioni. Chiudere in fretta le notti vendute su tutti i canali riduce anche il divario tra il tasso di occupazione pubblicato e quello reale.
Quando un hotel supera gli aggiornamenti manuali dei canali?
Gli aggiornamenti manuali non bastano più quando vendi su più di un canale esterno o quando le prenotazioni dello stesso giorno arrivano più in fretta di quanto il personale riesca ad accedere e correggere l'inventario. Un channel manager si ripaga la prima volta che evita una notte camera in doppia prenotazione.