Il responsabile vendite ha venti trattative in pipeline. Valore totale dei contratti: cinque milioni. Tasso di chiusura storico: trenta per cento. La previsione dice che chiuderemo uno virgola cinque milioni in questo trimestre. Ricavi effettivi finora: duecentomila. La velocità della pipeline sta rallentando. Perché?
Senza una dashboard vendite, il responsabile non lo sa finché il trimestre non finisce e i numeri non tornano.
Con una dashboard vendite, il responsabile vede la pipeline per fase e sa: i primi incontri sono calati del quaranta per cento questo mese, le proposte del trenta per cento, le negoziazioni sono salite ma molto lente. Vede esattamente dove le trattative si fermano.
Cosa tracciare nelle dashboard vendite
Pipeline per fase
Trattative in prospezione. Trattative in conversazione. Trattative in proposta. Trattative in negoziazione. Trattative pronte alla chiusura. Ogni fase mostra il numero di trattative e il valore totale dei contratti. La visualizzazione mostra la forma a funnel. Larga in alto (molti potenziali clienti). Più stretta in basso (meno chiusure). Se la forma è sbagliata (fase iniziale vuota o fase finale troppo larga), il problema si vede subito.
Velocità delle vendite
Quanti giorni le trattative passano in ogni fase. Storicamente: prospezione cinque giorni. Conversazione dieci giorni. Proposta quindici giorni. Negoziazione venti giorni. Chiusura cinque giorni. Questo mese: prospezione sei giorni (leggermente lenta). Conversazione dodici giorni (leggermente lenta). Proposta ventidue giorni (otto giorni più lenta del normale). Quello è il collo di bottiglia. Perché le proposte richiedono più tempo?
Raggiungimento della quota
Quota del team: uno virgola cinque milioni questo trimestre. Ricavi attuali: quattrocentomila. Raggiungimento: ventisette per cento a metà trimestre (dovrebbe essere cinquanta per cento). Indietro. Venditore A: seicentomila. In linea. Venditore B: trecentomila. Metà della quota. Venditore C: non mostrato (nessuna trattativa). Aiuta i venditori B e C.
Tasso di chiusura per venditore
Il venditore A chiude il trentacinque per cento delle proposte. Il venditore B ne chiude il venti per cento. Il venditore C ne chiude il quindici per cento. Il venditore A è il miglior chiuditore. Quando il venditore C arriva alla fase di proposta, il basso tasso di chiusura si vede. Occasione di affiancamento.
Valore medio delle trattative per venditore
Trattativa media del venditore A: centoventimila. Trattativa media del venditore B: quarantamila. Trattativa media del venditore C: ventimila. Il venditore A porta trattative più grandi. I venditori B e C ne portano di più piccole. È voluto? Le trattative più piccole dovrebbero avere un approccio di vendita diverso?
Tasso di successo per settore
Clienti SaaS: quaranta per cento di successo. Clienti retail: venti per cento di successo. Produttori B2B: trenta per cento di successo. Il SaaS è il canale vincente. Assegna più prospezione al SaaS.
Tasso di successo per fase di vendita
Perse in prospezione: i potenziali clienti dicono di non essere interessati. Perse in conversazione: budget non approvato. Perse in proposta: ha scelto un concorrente. Perse in negoziazione: prezzo troppo alto. La maggior parte delle perdite avviene alla fase di proposta. La proposta mostra il valore sbagliato? Le perse in negoziazione sono un problema di prezzo. Servono formazione sulla negoziazione o un aggiustamento dei prezzi.
Esempio reale: dashboard del team vendite di un SaaS
Obiettivo del trimestre
Uno virgola cinque milioni di ricavi.
Funnel della pipeline
Prospezione: trenta trattative per cinquecentomila di valore totale. Dovrebbero chiudere nove trattative (tasso del trenta per cento), pari a centocinquantamila.
Conversazione: venti trattative per uno virgola due milioni. Dovrebbero chiudere sei trattative, pari a trecentosessantamila.
Proposta: otto trattative per seicentomila. Dovrebbero chiudere due virgola quattro trattative (trenta per cento), pari a centottantamila.
Negoziazione: due trattative per trecentomila. Dovrebbero chiudere zero virgola sei trattative, pari a centottantamila.
Pronte alla chiusura: una trattativa da centomila. Dovrebbe chiudere una, pari a centomila.
Ricavi attesi se la velocità normale continua: centocinquanta più trecentosessanta più centottanta più centottanta più cento fanno novecentodiecimila. Ma l'obiettivo è uno virgola cinque milioni. La pipeline è sottodimensionata. Bisogna aggiungere altre trattative alla prospezione.
Dettaglio per venditore
Venditore A: quattrocentomila già chiusi. Quota centocinquantamila. Ha già superato la quota. Assegna A a un nuovo mercato.
Venditore B: centocinquantamila chiusi. Quota centocinquantamila. In linea ma di poco. In fase di proposta con duecentomila di potenziale. Probabilmente finirà appena sopra la quota.
Venditore C: cinquantamila chiusi. Quota centocinquantamila. Mancherà la quota se non cambia qualcosa. Ha solo centomila in pipeline. Oggi è al trentatré per cento del ritmo della quota. Non può raggiungere la quota.
Azione da fare
Il venditore C è in difficoltà. Controlla le metriche di prospezione di C. Quante chiamate fa C. Quanti incontri fissa C. C ha difficoltà di esecuzione o di attività? Se l'attività è bassa, affianca C sulla prospezione. Se l'attività è alta ma la conversione è bassa, affianca C sulle capacità di conversazione.
Domande frequenti
Ogni quanto il team vendite dovrebbe controllare la dashboard?
Ogni giorno nelle ultime due settimane del mese. Ogni settimana nelle prime due settimane. Fine mese è il momento critico. Le vendite vogliono sapere ogni giorno i progressi verso la quota. L'inizio del mese riguarda la prospezione e il riempimento della pipeline. Un controllo settimanale basta. Regola la cadenza in base al valore delle trattative e al ciclo di vendita. Se una trattativa media richiede sei mesi per chiudere, basta un controllo mensile. Se una trattativa media richiede due settimane, il controllo quotidiano è essenziale. Con il creatore di siti di WEMASY puoi impostarlo direttamente sul tuo sito.
La dashboard vendite dovrebbe mostrare le prestazioni dei singoli venditori o solo i totali del team?
Entrambi. I totali del team mostrano se il team raggiungerà la quota. Le metriche individuali mostrano chi ha bisogno di aiuto. Ma stai attento a come mostri le metriche individuali. Se sono esposte in pubblico, il confronto tra venditori può demotivare chi rende meno. Mostra i dati individuali in report privati al responsabile. Mostra il totale del team nelle riunioni di gruppo. Trasparenza con i singoli, discrezione con i gruppi.
Come gestiamo le trattative che si fermano?
Traccia l'età della trattativa in ogni fase. Le trattative che sono in proposta da più di trenta giorni sono ferme. Vanno spostate a perse, a negoziazione o di nuovo a conversazione. Le trattative ferme sono un collo di bottiglia decisionale. Non tutte le trattative devono chiudere. Alcune devono fallire in fretta così le vendite possono andare avanti. Stabilisci una regola: le trattative in qualsiasi fase da più di X giorni devono essere rese attive o chiuse. Definisci X in base al tuo ciclo di vendita. Se la fase di proposta dura in media quindici giorni, trenta giorni sono il doppio del normale. Segnala a trenta giorni.
E se il nostro ciclo di vendita è di sei mesi?
Mostra una proiezione della pipeline a lungo termine. La prospezione di oggi diventa i ricavi del prossimo trimestre. Mostra «ricavi attesi tra 90 giorni» guardando le trattative nelle fasi più iniziali. Mostra «ricavi attesi tra 180 giorni» guardando tutta la pipeline. I cicli di vendita lunghi richiedono metriche guardate al futuro. Una quota mensile non ha senso. Una quota trimestrale o annuale sì. Per cicli di sei mesi, imposta obiettivi annuali e mostra i progressi trimestrali verso l'obiettivo annuale.
Dovremmo mostrare nella dashboard vendite i dati di vittorie e sconfitte contro i concorrenti?
Sì, se li tracci. Contro quale concorrente abbiamo perso? Se perdiamo ripetutamente contro lo stesso concorrente, abbiamo un problema competitivo. Se perdiamo per il prezzo contro un concorrente e per le funzioni contro un altro, abbiamo azioni chiare da fare. Ma solo se raccogli davvero questi dati. Non tirare a indovinare i nomi dei concorrenti. Chiedi al team vendite di registrare il nome del concorrente quando una trattativa viene persa. Ogni mese: quali concorrenti hanno vinto di più. Poi affronta quel concorrente specifico con formazione alle vendite o modifiche al prodotto.
Come evitiamo che i venditori manipolino la pipeline?
Combina le metriche della pipeline con i ricavi effettivi. Se un venditore mostra un milione in pipeline ma non chiude nulla, la pipeline è finta. Chiedi al responsabile di rivedere le assegnazioni delle fasi. Se una trattativa non rispetta i criteri della fase, riportala indietro. Esempio di criterio: una trattativa può essere in fase di proposta solo se la proposta scritta è stata inviata e il cliente l'ha ricevuta. Niente proposte a voce. Se il venditore mette una trattativa in proposta ma non ha inviato la proposta, il responsabile la riporta a conversazione. La trasparenza evita le manipolazioni. Inoltre collega la retribuzione dei venditori ai ricavi chiusi, non alla dimensione della pipeline.