Una dashboard è più utile quando è visibile nel momento in cui si decide.
Un responsabile vendite prende decisioni sulla pipeline. La dashboard serve se è incorporata nel CRM, dove il responsabile lavora già. Serve se ce l'ha nei preferiti e la apre in due secondi. Serve se la riceve per email e vede il dato ogni lunedì.
Incorporare una dashboard significa metterla dove l'utente sta già lavorando. Condividerla significa mandarla all'utente.
Entrambe le cose riducono l'attrito. Il dato arriva a chi decide. Non serve cambiare strumento.
Incorporare le dashboard
Incorporare nel CRM
La dashboard delle vendite è incorporata nel CRM. Il responsabile vendite apre il CRM e vede la dashboard nella barra laterale. Nessun cambio di contesto.
Incorporare nel prodotto
La dashboard di prodotto è incorporata nello strumento interno di amministrazione. Il product manager guarda i dati di un utente e vede la dashboard sull'adozione delle funzioni accanto al profilo. Il contesto è quello giusto.
Incorporare in uno strumento di comunicazione
La dashboard è incorporata nella chat del team. Un messaggio pubblica ogni giorno i ricavi. Il team non deve aprire lo strumento delle dashboard. Vede il dato direttamente in chat.
Incorporare nell'email
I dati della dashboard arrivano per email agli stakeholder. L'email mostra ricavi, conversioni e abbandono clienti. Si apre l'email invece di caricare la dashboard.
Risultato
Incorporare riduce l'attrito. L'utente vede il dato nello strumento che usa già. Nessun clic in più. Nessun cambio di contesto.
Condividere le dashboard
Report via email
La dashboard viene inviata per email ogni settimana o ogni giorno. Chi la riceve legge l'email e vede il dato.
Avvisi in chat
Un dato della dashboard viene pubblicato in chat quando cambia. Avviso: i ricavi sono in calo. Tre per cento sotto l'obiettivo. Da verificare.
Integrazione tramite API
Un sistema esterno legge il dato dalla dashboard. Esempio: l'intestazione del sito mostra cinquemila clienti serviti. Quel numero arriva dalla dashboard dei clienti tramite API.
Dashboard pubbliche
La dashboard ha un URL pubblico. Chiunque abbia il link può vederla. Non serve il login. Va bene per le dashboard destinate agli stakeholder (investitori, dati rivolti ai clienti).
Iscrizione alla dashboard
L'utente si iscrive a una dashboard. Riceve una notifica quando il dato cambia. Notifica: il tasso di conversione è sceso sotto il due per cento. Da verificare.
Esempio reale: dashboard incorporate in tutta l'organizzazione
Team vendite
Dashboard incorporata nel CRM. Il responsabile vendite apre il CRM e la barra laterale mostra la dashboard della pipeline. Pipeline per fase, avanzamento della quota, previsione. Non serve passare a un altro strumento. Tutte le informazioni sono nel CRM.
Team marketing
Dashboard incorporata nell'email. Ogni lunedì alle 6 arriva un'email con i dati della settimana precedente. Traffico, conversioni, costo per acquisizione, ROAS. Il team la legge davanti al caffè. Ha il quadro completo per la settimana che inizia.
Team dirigenti
Dashboard incorporata nella chat del team. Ogni giorno alle 8 un messaggio mostra: ricavi (cinquecentomila), abbandono clienti (due per cento), nuovi clienti (venti), ricavi da upgrade (milleduecento). L'amministratore legge il messaggio. Sa come sta l'azienda in un solo messaggio.
Team prodotto
Dashboard incorporata in uno strumento interno. Il product manager sta rivedendo i feedback degli utenti. Lo strumento interno mostra lo stato di adozione delle funzioni dell'utente. La barra laterale della dashboard mostra: adozione della funzione in tutta l'azienda (quaranta per cento), adozione per questo segmento di utenti (trenta per cento). Il product manager vede il contesto dell'utente e quello dell'azienda. Decide.
Team operativo
Dashboard come URL pubblico. La pagina di stato mostra la disponibilità (99,95 per cento) e il tempo di risposta (150 ms). I clienti possono controllare lo stato del sistema senza accedere. Il pubblico ha la certezza che il sistema funziona.
Team assistenza
Avvisi della dashboard in chat. Quando la soddisfazione dei clienti scende sotto l'obiettivo, parte un avviso in chat. Il responsabile dell'assistenza indaga subito. L'avviso evita che la qualità peggiori senza che nessuno se ne accorga.
Risultato
Incorporando e condividendo le dashboard, i dati arrivano a chi decide, dove si trova. Nessun attrito. Nessuno strumento in più da aprire. Le decisioni sono più rapide e meglio informate.
Buone pratiche per incorporare e condividere
Semplifica per l'incorporamento
Una dashboard incorporata deve essere più semplice di quella completa. Mostra solo da tre a cinque dati. Di più è confusione in un contesto incorporato.
Rispetta il contesto
L'email deve essere leggibile nel client di posta (non uno screenshot che richiede lo zoom). Il messaggio in chat deve stare nel formato della chat. Il dato incorporato deve essere pertinente al contesto che lo ospita.
Rispetta la frequenza
Un'email al giorno è troppo (sovraccarico). Una a settimana va bene. Gli avvisi in tempo reale devono essere rari (basati su soglie, non su ogni variazione).
Proteggi i dati sensibili
Non condividere dashboard sugli stipendi. Non condividere dati dei singoli clienti. Condividi solo i dati che possono essere pubblici.
Domande frequenti
Con che frequenza conviene condividere le dashboard via email?
Una volta a settimana è lo standard. Ogni giorno è troppo (sovraccarico). Una volta al mese è troppo poco (a fine mese i dati sono vecchi). Le email settimanali arrivano il lunedì mattina e lo stakeholder le legge durante la pianificazione della settimana. Per gli avvisi di crisi (qualcosa è andato molto storto) condividi subito. Per i dati di routine, il ritmo è settimanale. Ma prova con gli stakeholder. Se la cadenza settimanale è troppo fitta, passa a una ogni due settimane. Con il creatore di siti di WEMASY puoi impostarlo direttamente sul tuo sito.
Le dashboard incorporate devono aggiornarsi da sole o essere istantanee statiche?
L'aggiornamento automatico è meglio. Una dashboard incorporata deve mostrare i dati attuali, non l'istantanea della mattina. Se l'aggiornamento automatico causa rallentamenti, usa l'istantanea. Il rallentamento è peggio di un dato leggermente vecchio. Prova così: se l'aggiornamento richiede più di cinque secondi, usa un'istantanea statica (aggiorna ogni ora invece che ogni minuto). Bilancia freschezza e prestazioni.
Come evitiamo che le dashboard incorporate rallentino il sistema che le ospita?
Carica la dashboard come iframe. Il sistema che la ospita non viene appesantito dal caricamento. La dashboard si carica in modo indipendente. Se la dashboard è lenta, rallenta solo la vista incorporata, non il sistema ospite. L'isolamento con iframe è la buona pratica per le prestazioni. In alternativa, metti la dashboard in cache e aggiornala ogni ora invece che in tempo reale.
Le dashboard incorporate devono mostrare il dettaglio o solo il dato principale?
Solo il dato principale per l'incorporamento in email e chat (non c'è spazio per il dettaglio). Il dettaglio per le dashboard incorporate negli strumenti (c'è più spazio e l'utente può esplorare). Adatta il formato dell'incorporamento a come si può interagire. Una dashboard incorporata in un'email mostra al massimo tre dati. Una dashboard incorporata in uno strumento può mostrare dieci dati con il dettaglio.
Come evitiamo la stanchezza da dashboard causata da troppe condivisioni automatiche?
Limita a tre dashboard al massimo per persona. Troppe email, messaggi in chat e avvisi portano a ignorarli. Lascia che l'utente scelga a quali dashboard iscriversi. La stanchezza da avvisi uccide l'utilità. Inizia con una sola dashboard critica condivisa. Aggiungi le altre solo su richiesta. Chiedi agli utenti quali dashboard usano davvero. Elimina il resto.
Dobbiamo mostrare agli utenti la fonte della dashboard e l'ora di aggiornamento?
Sì, per trasparenza. L'email deve mostrare: dati aggiornati alle 6 di oggi, oppure ultimo aggiornamento due minuti fa. L'utente deve sapere quanto sono freschi i dati. Mostra trasparenza. Mostra che la dashboard è curata. Evita anche la confusione: se l'utente vede un numero vecchio, vuole sapere perché. L'ora di aggiornamento lo spiega.