Questa settimana hai venti contatti. Hai tempo per seguirne cinque. Quali cinque? Senza priorità, li scegli a caso. Prendi i primi cinque. Prendi i cinque più rumorosi. Prendi quelli che vuole il tuo commerciale migliore. A caso è sbagliato.
Perché priorità e assegnazione contano
La priorità dei lead ordina i contatti in base alla probabilità di convertire. Prima i più caldi. Per ultimi i più freddi. Segui i cinque più caldi. Coltivi i cinque più freddi. La maggior parte arriva alla vendita. Pochi ti fanno perdere tempo. La priorità moltiplica l'impatto delle tue vendite.
L'assegnazione dei lead dà ogni contatto alla persona giusta. Il tuo commerciale per le grandi aziende gestisce i contatti delle grandi aziende. Il tuo commerciale per le medie aziende gestisce i contatti delle medie aziende. Le tue vendite interne gestiscono le piccole attività. La persona giusta gestisce il contatto giusto. La conversione sale. La soddisfazione dei clienti sale.
Priorità automatica
Il punteggio automatizza l'ordine dei contatti
Il punteggio automatizza la priorità. I contatti si assegnano il punteggio da soli. I punteggi più alti salgono in cima. I più bassi scendono in fondo. Il team di vendita lavora dall'alto verso il basso. Niente da pensare. Niente supposizioni. Basta lavorare in ordine.
Crea le code dei contatti
Imposta regole automatiche. I contatti con un punteggio sopra settantacinque sono caldi. Mettili nella coda dei caldi. I contatti con un punteggio da cinquanta a settantaquattro sono tiepidi. Mettili nella coda dei tiepidi. I contatti con un punteggio sotto cinquanta sono freddi. Mettili nella coda dei freddi. Le code organizzano i contatti. Le vendite lavorano le code in ordine.
Metodi di assegnazione
Assegnazione a rotazione
I contatti arrivano. Hai tre commerciali. Il contatto uno va al commerciale A. Il contatto due va al commerciale B. Il contatto tre va al commerciale C. Il contatto quattro va al commerciale A. E così via a giro. Distribuzione uniforme.
La rotazione è equa. Tutti ricevono lo stesso numero di contatti. Ma non è ottimale. Il commerciale A può essere più bravo a chiudere i contatti delle grandi aziende. Il commerciale B più bravo con le medie aziende. Assegnare a caso spreca opportunità.
Assegnazione intelligente in base alla corrispondenza
Approccio migliore: assegna in base alla corrispondenza. Il commerciale A è specializzato nei servizi finanziari. Il contatto è un'azienda finanziaria. Assegnalo al commerciale A. Il commerciale B è specializzato nella sanità. Il contatto è un'azienda sanitaria. Assegnalo al commerciale B. Il commerciale C è generalista. Assegna i restanti al commerciale C.
L'assegnazione intelligente aumenta la conversione. Gli specialisti chiudono più affari dei generalisti. Assegnare i contatti agli specialisti aumenta i ricavi.
Assegnazione in base alla capacità
Tieni conto del carico di lavoro
Alcuni commerciali riescono a gestire più contatti di altri. Il commerciale A chiude il trenta percento dei contatti. Il commerciale B il venti percento. Il commerciale C il quarantacinque percento. Il commerciale C è il migliore a chiudere.
Ma il commerciale C è occupato. Ha già venti contatti. Ne può gestire altri cinque. Il commerciale A è meno occupato. Ha dieci contatti. Ne può gestire altri quindici. Assegna i nuovi contatti ad A e B. Lascia che C finisca quelli che ha. Quando C ha di nuovo capacità, assegna di nuovo a C.
L'assegnazione in base alla capacità evita i colli di bottiglia. Evita che il tuo migliore nella chiusura sia sommerso e si bruci.
Assegnazione in base ai tempi
I contatti caldi richiedono una risposta immediata
Alcuni contatti sono caldi. Richiedono un follow-up immediato. Entro poche ore. Alcuni contatti sono tiepidi. Richiedono un follow-up entro un giorno. Alcuni sono freddi. Entro una settimana va bene.
I contatti caldi vanno a chi è disponibile adesso. Anche se non è la sua specialità. Un contatto caldo è un contatto caldo. Un contatto freddo può aspettare lo specialista. L'urgenza cambia l'assegnazione.
Regole di assegnazione dei lead
Automatizza con l'assegnazione a regole
Crea regole di assegnazione. I contatti caldi con corrispondenza di grande azienda vanno al commerciale per le grandi aziende. I contatti caldi con corrispondenza di media azienda vanno al commerciale per le medie aziende. I contatti tiepidi con qualsiasi corrispondenza vanno alle vendite interne. I contatti freddi vanno all'automazione di nurturing. Le regole si eseguono in automatico. Nessuna assegnazione manuale.
Le regole evitano che i contatti vadano persi. Le regole evitano che i contatti migliori restino senza assegnazione. Le regole garantiscono un follow-up puntuale.
SLA e tempi di follow-up
Definisci gli accordi sul livello di servizio
Definisci un accordo sul livello di servizio. I contatti caldi vengono chiamati entro due ore. L'email parte entro un'ora. I contatti tiepidi vengono chiamati entro ventiquattro ore. I contatti freddi ricevono una email entro ventiquattro ore. Gli SLA creano responsabilità. Misuri le prestazioni. Migliori.
Segui il rispetto degli SLA
Segui il rispetto degli SLA. I contatti caldi vengono chiamati entro due ore? I contatti tiepidi vengono chiamati entro ventiquattro ore? Se il rispetto è basso, qualcosa non va. Forse troppi contatti. Forse non abbastanza commerciali. Forse i commerciali sono pigri. Sistemalo.
Gruppi e code di contatti
Organizza per fascia di priorità
Crea gruppi di contatti. Gruppo caldo. Gruppo tiepido. Gruppo freddo. Gruppo nurturing. Ogni gruppo ha dei responsabili. Il responsabile del gruppo caldo gestisce i contatti caldi. Li chiama. Chiude gli affari. Il responsabile del gruppo tiepido gestisce i contatti tiepidi. Il responsabile del gruppo freddo gestisce i contatti freddi. Il responsabile del nurturing gestisce l'automazione.
I gruppi creano responsabilità. Qualcuno è proprietario di ogni gruppo. Qualcuno è responsabile di convertire quel gruppo. Una proprietà chiara porta risultati.
Il passaggio dal marketing alle vendite
Allineatevi sulle definizioni dei lead
Il marketing genera contatti. Le vendite chiudono gli affari. Il passaggio tra i due è fondamentale. Il marketing dice che il contatto è caldo. Le vendite dicono che non è pronto. Il disallineamento danneggia la fiducia. Danneggia i ricavi.
Usate un punteggio e una qualificazione condivisi. Marketing e vendite si accordano su cosa significa caldo. Il marketing genera contatti che corrispondono a quella definizione. Le vendite si fidano dei contatti. Il passaggio è fluido. Vincono entrambi i team.
Misura la qualità del passaggio
Misura la qualità del passaggio. Che percentuale dei contatti caldi le vendite chiamano entro due ore? Che percentuale dei contatti caldi converte? Se la conversione è bassa, o il marketing manda contatti scadenti o le vendite non fanno il follow-up. Trova il problema. Sistemalo.
Domande frequenti
E se ho un solo commerciale? Devo comunque impostare regole di assegnazione e priorità?
Sì. Anche un solo commerciale dovrebbe dare priorità. Prima i contatti caldi. Poi i tiepidi. Poi i freddi. Anche un solo commerciale ha tempo limitato. Dare priorità garantisce il miglior uso del tempo. Automatizzare la priorità fa risparmiare al commerciale tempo che può usare per chiudere affari. Con il creatore di siti di WEMASY puoi impostarlo direttamente sul tuo sito.
Devo misurare il rispetto degli SLA se ho un piccolo team senza un monitoraggio formale?
Sì. Misura in modo informale se serve. Oggi abbiamo chiamato i contatti caldi? Abbiamo scritto entro ventiquattro ore? Una revisione settimanale con il tuo team. La misurazione crea responsabilità. La responsabilità crea risultati. Anche una misurazione informale aiuta.
Cosa faccio se il mio commerciale non segue le regole di assegnazione e si assegna i contatti da solo?
Parlaci. Mostra i dati. I contatti assegnati dalle regole convertono di più. I contatti scelti dal commerciale convertono di meno. Le regole funzionano. La scelta personale no. Spiega il perché. Poi chiedigli di rispettare le regole.
Come gestisco i contatti che stanno tra una categoria e l'altra? Non rientrano né nelle grandi né nelle medie aziende.
Crea una categoria flessibile. Segmento in crescita. Oppure segmento potenziale. Assegnali a un commerciale generalista che lavora sia con le grandi sia con le medie aziende. Oppure crea una coda separata per le corrispondenze poco chiare. Non forzare l'inquadramento. Crea una categoria se serve.
Devo riassegnare i contatti se il commerciale assegnato non li converte in fretta?
Dai almeno trenta giorni. I cicli di vendita variano. Alcuni si chiudono in una settimana. Altri richiedono mesi. Non togliere un contatto perché non si è chiuso nella prima settimana. Ma se passano trenta giorni senza progressi, riassegnalo. Una persona nuova può avere più fortuna.
Qual è il giusto rapporto tra contatti e commerciali?
Dipende dalla durata del ciclo e dal tasso di conversione. Se hai un solo commerciale, da dieci a venti contatti caldi sono un buon carico di lavoro. Se hai tre commerciali, da trenta a sessanta contatti caldi. I contatti caldi di solito chiudono. Assicurati che il tuo commerciale riesca davvero a seguirli. Troppi contatti e il commerciale è sommerso. Troppo pochi e ha tempo morto.