Hai dati ottimi. I ricavi sono cresciuti del venti percento. Il valore del cliente nel tempo è aumentato. La retention è migliorata. Ma ai tuoi stakeholder non importa. Hai sepolto la storia nelle tabelle. Numeri senza significato. Fare report vuol dire raccontare la storia. I dati sono fatti. Il report è racconto. In questo articolo vedi come fare report sui dati in modo efficace e come comunicare con gli stakeholder.
Capire il pubblico e le sue esigenze
L'amministrazione guarda il ROI
L'amministrazione vuole sapere se i soldi sono stati spesi bene. La SEO è costata cinquantamila dollari. Ha generato cinquecentomila dollari di ricavi. Il ROI è di dieci volte. All'amministrazione piace. Mostra il ROI. Mostra il tempo di rientro. L'amministrazione parla di ritorno sull'investimento.
Il marketing guarda traffico e conversione
Il marketing vuole sapere se le campagne hanno funzionato. Il traffico è in crescita. La conversione è in crescita. Clienti acquisiti. Al marketing piace. Mostra la crescita del traffico. Mostra il miglioramento della conversione. Mostra il costo del cliente. Il marketing parla di traffico e conversione.
Creare riepiloghi per la direzione
Una pagina racconta tutta la storia
Riepilogo per la direzione: una pagina. Cosa è successo. Perché è successo. Cosa succede dopo. Numeri. Punti salienti. Risultati chiave. Una pagina. Fine.
Evidenziare i risultati chiave
Metti in grassetto il risultato più importante. Ricavi in crescita del venti percento. Quello è il titolo. I dettagli seguono. Ma il titolo viene prima. Cattura l'attenzione. Poi spiega.
Presentare i dati in modo visivo
Grafici invece di tabelle
Non mostrare mai una tabella alla direzione. Una tabella di venti numeri confonde. Un grafico con la linea che sale è chiaro. Usa i grafici. Grafici a linee per i trend. Grafici a barre per i confronti. Grafici a torta per la composizione.
Colore e design per la chiarezza
Rosso per il male. Verde per il bene. Giallo per l'attenzione. I colori trasmettono emozione. Progetta per la chiarezza. Niente caratteri elaborati. Niente grafici complessi. Un design semplice e pulito. Da capire in cinque secondi.
Raccontare una storia con i dati
Cosa è successo, perché, cosa succede dopo
Cosa è successo: ricavi in crescita del venti percento. Perché: la campagna estiva ha spinto le vendite. Cosa succede dopo: far crescere la campagna. Arriva il picco autunnale. Costruire le scorte. Tre frasi. Storia completa.
Il contesto toglie la confusione
Ricavi in crescita del venti percento. È un buon risultato? Dipende dal contesto. L'anno scorso erano cresciuti del trenta percento. Quest'anno più piano. Contesto: la crescita rallenta. È diverso da una crescita che accelera. Aggiungi il contesto.
Confrontare con i periodi precedenti
Crescita mese su mese
Ricavi di questo mese centoventimila. Il mese scorso centomila. Crescita mese su mese del venti percento. Mostra lo slancio. Su o giù.
Trend anno su anno
Lo stesso mese di quest'anno centoventimila. Lo stesso mese dell'anno scorso centomila. Crescita anno su anno del venti percento. Mostra la crescita vera, non la stagionalità. Toglie l'effetto della stagionalità.
Gestire le brutte notizie nei report
La trasparenza crea fiducia
Ricavi in calo del dieci percento questo mese. Non nasconderlo. Riportalo. Gli stakeholder sanno che qualcosa non va. Nasconderlo danneggia la fiducia. Riportarlo con una spiegazione crea fiducia. Ricavi in calo per il lancio di un concorrente. Piano per rispondere il mese prossimo.
Includere contesto e prossimi passi
Un brutto risultato senza spiegazione è un disastro. Un brutto risultato con spiegazione e piano è gestibile. Ricavi in calo per un cambiamento del mercato. Ma retention stabile. Valore del cliente nel tempo in crescita. Contesto: perdiamo nuovi clienti ma teniamo quelli esistenti. Piano: adattare la strategia di acquisizione.
Frequenza e distribuzione dei report
Cadenza settimanale, mensile, trimestrale
Report settimanali per le attività che cambiano in fretta. I cambiamenti quotidiani richiedono una revisione settimanale. Report mensili per le attività normali. Trimestrali per le attività stabili. Adatta la frequenza al ritmo dell'attività.
Automatizzare la creazione dei report
Smetti di creare i report a mano. Automatizzali. Imposta la dashboard. I report si generano da soli. Invia agli stakeholder in automatico. Settimanale il lunedì mattina. Mensile il primo lunedì. Trimestrale il primo giorno del trimestre. L'automazione fa risparmiare tempo.
Domande frequenti
I report devono mostrare tutti i dati o solo i punti salienti?
Solo i punti salienti. Report per la direzione: cinque risultati chiave. I dati a supporto seguono. Il report completo e dettagliato va agli analisti. Gli stakeholder vogliono i titoli. Gli analisti vogliono i dettagli. Due report. Con il creatore di siti di WEMASY puoi impostarlo direttamente sul tuo sito.
Come spieghi i brutti risultati senza sembrare che cerchi scuse?
Assumiti la responsabilità. Riconosci il problema. Spiega il contesto. Presenta la soluzione. Ricavi in calo. Lo sappiamo. Il mercato è cambiato. Ecco come stiamo rispondendo. Responsabilità senza scuse.
E se i dati sono incompleti o disordinati?
Riconoscilo. Non nascondere i dati incompleti. Dati sui ricavi incompleti perché un fornitore ha comunicato in ritardo. Impatto stimato. Report completo la settimana prossima. La trasparenza conta più della perfezione.
Ogni stakeholder deve ricevere lo stesso report?
No. L'amministrazione riceve il report finanziario. Il marketing riceve il report di marketing. Le operazioni ricevono il report operativo. L'amministratore riceve il riepilogo di tutti. Stakeholder diversi hanno bisogno di report diversi.
Come rendi interessanti i dati per chi non è tecnico?
Racconta una storia. Non mostrare equazioni. Mostra il titolo. Ricavi in crescita del venti percento. È interessante. Perché crescono è più interessante. Cosa farai dopo è la parte più interessante. I dati sostengono la storia, non il contrario.
Quando devi aggiornare i report: ogni giorno, ogni settimana, ogni mese?
Adatta il ritmo all'attività. Veloce: ogni giorno. Normale: ogni settimana. Stabile: ogni mese. Non fare troppi report. Troppi report creano rumore. Troppo pochi creano cecità. Trova l'equilibrio.