Cosa cercare in un piano di hosting email?

Checklist per scegliere un piano di hosting email

Scegliere il provider giusto è più facile quando sai cosa cercare in un piano di hosting email. Qui sotto trovi una checklist pratica con consigli per chi ha un'attività e le funzioni migliori che ogni azienda dovrebbe valutare.

1. Dominio personalizzato

Il supporto per un dominio personalizzato è una delle funzioni a cui dare priorità. Qualsiasi guida seria all'hosting email ti dirà che un'email con il tuo dominio è irrinunciabile. Il tuo piano deve permetterti di creare indirizzi email con il dominio della tua attività. Il piano che ti propongono deve darti email con dominio personalizzato.

È una delle offerte di base che una piattaforma di hosting email deve dare. Verifica che il piano supporti la configurazione del dominio personalizzato, così crei email con il tuo marchio che creano fiducia nei clienti. Controlla quante email con dominio personalizzato puoi creare nel tuo piano. Più sono, meglio è per il tuo team.

2. Sicurezza

La sicurezza è uno degli aspetti più importanti quando decidi cosa cercare in un piano di hosting email. Le tue email conterranno informazioni sensibili: dati di pagamento, informazioni aziendali, dati dei clienti e comunicazioni interne. Senza sicurezza, il tuo brand può subire frodi, violazioni, phishing e altre minacce via email. Ecco le protezioni che la tua piattaforma di hosting email deve offrire.

• 2FA: L'autenticazione a due fattori aggiunge un livello di sicurezza in più con una password monouso o una domanda di sicurezza.

• Protezione antispam: I filtri antispam bloccano le email indesiderate e i possibili tentativi di phishing.

• Crittografia: Per le email sensibili, la crittografia fa sì che solo il destinatario previsto possa leggere i tuoi messaggi.

3. Spazio

Quando hai un'email aziendale, arriva un flusso continuo di messaggi in entrata e in uscita. Man mano che l'attività cresce, crescono anche la posta in arrivo e quella inviata. Lo spazio è una delle funzioni che incidono direttamente sul lavoro di ogni giorno. Ti serve una piattaforma di hosting email con molto spazio e la possibilità di suddividere le email.

• Spazio: Cerca piani con molto spazio, così non devi fare pulizia di continuo.

• Archiviazione: Verifica che le vecchie email si possano archiviare facilmente e restino accessibili quando servono.

• Spazio espandibile: Man mano che l'attività cresce, ti serve un piano che possa crescere con le tue esigenze di spazio.

4. Collaborazione nel team

Una guida completa all'hosting email include sempre la collaborazione come fattore chiave. Gli strumenti di collaborazione sono tra le funzioni migliori per i team in crescita. Condividere le credenziali dell'email può causare una violazione di sicurezza. Se hai un team, ti servono funzioni che tengano tutti allineati. Scegli una piattaforma di hosting email con funzioni di collaborazione, così gestisci gli accessi del tuo team.

• Casella condivisa: Scegli una piattaforma che permetta a più membri del team di accedere e gestire le email dalla stessa casella, molto utile per assistenza clienti o vendite

• Email per ruolo: La piattaforma deve permetterti di scegliere i nomi dei tuoi indirizzi email. Devi poter avere indirizzi come info, support, hr e altri.

• Integrazione con il team: Sincronizzare l'email con calendari e strumenti di gestione delle attività rende semplicissimi appuntamenti e richiami.

5. Assistenza clienti

Quando valuti cosa cercare in un piano di hosting email, non ignorare mai l'assistenza clienti. Con un account su una piattaforma di hosting email puoi aver bisogno di aiuto all'inizio o in qualsiasi momento. Scegli un provider disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Per una buona assistenza, verifica che la piattaforma offra quanto segue.

• Assistenza 24/7: Non sai mai quando può nascere un problema, quindi un'assistenza sempre attiva è essenziale.

• Assistenza su più canali: Cerca un provider che offra chat dal vivo, assistenza telefonica e via email.

• Sistema di ticket: Scegli una piattaforma che crea ticket e aggiorna con regolarità lo stato del tuo problema o della tua domanda.

• Risorse utili: non puoi sempre aspettare che l'assistenza ti risponda. Verifica se la piattaforma ha buone risorse e una knowledge base con articoli, FAQ e consigli per risolvere i problemi, che possono farti risparmiare molto tempo.

6. Integrazione con gli strumenti

L'integrazione è una delle funzioni migliori per lavorare in modo efficiente. La tua email deve funzionare bene con gli altri strumenti che usi ogni giorno. Scegli una piattaforma che permetta di integrare più strumenti o che abbia già un sistema tutto in uno per semplificarti il lavoro. Verifica che le integrazioni comprendano quanto segue.

• Integrazione CRM: Verifica che il sistema email funzioni bene con il tuo software CRM, oppure scegli una piattaforma che ha già il suo CRM.

• Integrazione con gli strumenti: Ci sono molti strumenti per campagne e statistiche da collegare al sistema email. Verifica che la piattaforma di hosting email permetta l'integrazione.

• Integrazione con il calendario: Sincronizzare l'email con il calendario è fondamentale per fissare riunioni e scadenze.

• Integrazioni per la condivisione di file: Poter condividere file direttamente dall'email grazie a integrazioni con un drive o uno spazio online fa risparmiare tempo e semplifica la collaborazione.

7. Opzioni di backup

Perdere informazioni o dati importanti può capitare a chiunque, in qualsiasi momento. Può capitare anche alle tue email. Può succedere per un errore tecnico, uno sbaglio o un guasto del sistema. Scegli un sistema che ti aiuti a recuperare le email importanti quando serve.

• Backup automatici: Scegli un provider che fa il backup delle tue email con regolarità, così non perdi nulla di importante.

• Opzioni di ripristino: Verifica che il piano ti permetta di ripristinare facilmente vecchie email e cartelle quando serve.

8. Prezzi

Il prezzo è una parte decisiva nella scelta di un provider di hosting email. Un confronto dei prezzi ti aiuta a capire quali piani danno un valore reale e quali fanno pagare troppo per funzioni di base. Non tutti i piani costosi offrono le funzioni migliori. Sul mercato ci sono provider seri con prezzi onesti. E ci sono provider che ti fanno pagare troppo. Uno dei consigli più pratici è confrontare almeno tre provider fianco a fianco prima di impegnarti. Cerca quanto segue nel tuo piano.

• Prezzi trasparenti: Assicurati di sapere esattamente cosa paghi e che non ci siano costi nascosti.

• Flessibilità: Le tue esigenze email possono crescere nel tempo, quindi cerca un piano che ti permetta di crescere senza fatica.

• Prova gratuita o demo: Ti permette di provare il servizio prima di un impegno a lungo termine.

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Per saperne di più su come proteggere le tue email, leggi il nostro articolo con i consigli per lo spazio e la sicurezza delle email. Per capire come le email aziendali costruiscono il tuo brand, leggi email aziendale o gratuita per il tuo brand. Puoi anche leggere come creare un sito web che sostiene i tuoi obiettivi.

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