Il capitolo precedente ha spiegato che cos'è un dominio email e perché conta per la credibilità. Questo capitolo riparte da lì. Invece di spiegare che cos'è un dominio email personalizzato, si concentra sui passaggi pratici per farlo funzionare. Se hai già un dominio registrato e vuoi un indirizzo email professionale su di esso, parti da qui.
Di che cosa hai bisogno prima di iniziare?
Prima di poter creare indirizzi email sul tuo dominio, devono esserci due cose.
- Un nome di dominio registrato che possiedi e controlli
- Un provider di hosting email che conservi, invii e riceva i tuoi messaggi
Il tuo dominio è l'indirizzo. Il tuo provider di hosting email è il servizio che fa funzionare l'indirizzo. Sono due cose separate, anche se alcuni provider le offrono insieme. Senza un dominio registrato non c'è un indirizzo a cui collegare la tua email. Senza un provider di hosting email non c'è un server che riceva e conservi i messaggi inviati a quell'indirizzo.
Se non hai ancora registrato un dominio, il capitolo su come funziona il DNS spiega il sistema che collega i nomi di dominio ai servizi che girano dietro.
Come collegano i record MX il tuo dominio all'email?
Il collegamento tra il tuo dominio e il tuo provider di posta avviene tramite un tipo di record DNS chiamato record MX. MX sta per Mail Exchange. Dice a internet quale server gestisce l'email del tuo dominio.
Quando qualcuno invia un messaggio a hello@yourbrand.com, il server di posta che invia cerca i record MX di yourbrand.com. Quei record puntano a un server di posta specifico. Il messaggio viene consegnato lì e tu lo vedi nella tua casella.
Senza record MX, l'email inviata al tuo dominio non ha un posto dove andare. Il mittente riceve un errore. Per questo aggiungere i record MX è il passaggio singolo più importante del processo di configurazione dell'email del dominio. Puoi approfondire i record MX e gli altri tipi di record nel capitolo sui record DNS.
Come configurare un indirizzo email professionale passo dopo passo
Le schermate e le etichette esatte cambiano da un provider all'altro, ma il processo segue lo stesso schema ovunque. Ecco come appare la configurazione dell'email del dominio dall'inizio alla fine.
Passaggio 1. Scegli un provider di hosting email
Scegli un provider adatto al tuo budget e al numero di indirizzi email che ti servono. Alcuni provider offrono piani gratuiti per un solo indirizzo. Altri fanno pagare per utente al mese. Confronta lo spazio di archiviazione, il numero di indirizzi inclusi e se il provider supporta domini personalizzati nel piano che stai valutando.
Passaggio 2. Verifica di essere il proprietario del dominio
La maggior parte dei provider di hosting email ti chiede di dimostrare che il dominio è tuo prima di farti creare indirizzi su di esso. Di solito significa aggiungere un breve codice di verifica come record TXT nelle impostazioni DNS del tuo dominio. Il provider ti dà il valore esatto. Lo incolli, salvi e aspetti qualche minuto che il provider lo confermi.
Passaggio 3. Aggiungi i record MX che ti dà il tuo provider
Dopo la verifica, il provider ti fornisce i valori dei record MX. Sono gli indirizzi dei server di posta che gestiranno la tua email. Accedi al registrar del tuo dominio o al pannello di gestione DNS, trova la sezione dei record MX e inserisci i valori esattamente come li mostra il tuo provider. Se ci sono record MX esistenti di un provider precedente, rimuovili o sostituiscili perché non siano in conflitto.
Passaggio 4. Crea i tuoi indirizzi email
Quando i record MX sono a posto, torna al tuo provider di hosting email e crea gli indirizzi che vuoi. Scelte comuni per un primo indirizzo email professionale sono hello@yourbrand.com, info@yourbrand.com o yourname@yourbrand.com. Puoi aggiungere altri indirizzi più avanti, man mano che il brand cresce.
Passaggio 5. Collega il tuo client di posta
Dopo aver creato gli indirizzi, collegali all'app che usi per leggere e inviare email. La maggior parte dei provider ti dà i dati di accesso alla propria app web e fornisce anche le impostazioni IMAP o POP, così puoi usare un'app di posta separata sul telefono o sul computer. Inserisci gli indirizzi dei server, i numeri di porta e le credenziali di accesso fornite dal tuo provider, e la tua casella dovrebbe sincronizzarsi in pochi minuti.
Come configurare SPF e DKIM perché le tue email vengano consegnate
Creare l'indirizzo email è solo metà del lavoro. Se salti l'autenticazione dell'email, i tuoi messaggi hanno più probabilità di finire nelle cartelle dello spam o di essere rifiutati del tutto. Due record se ne occupano.
Che cos'è SPF?
SPF sta per Sender Policy Framework. È un record TXT che aggiungi alle impostazioni DNS del tuo dominio e che elenca quali server di posta sono autorizzati a inviare email a nome del tuo dominio. Quando un server di posta ricevente riceve un messaggio dal tuo dominio, controlla il record SPF per vedere se il server mittente è nell'elenco. Se non lo è, il messaggio viene segnalato o rifiutato.
Il tuo provider di hosting email ti darà il valore SPF esatto da aggiungere. Di solito è una breve riga di testo che inizia con "v=spf1" seguita da un riferimento ai server di posta del provider.
Che cos'è DKIM?
DKIM sta per DomainKeys Identified Mail. Aggiunge una firma digitale a ogni email in uscita che dimostra che il messaggio è stato inviato dal tuo dominio e non è stato manomesso durante il percorso. La firma viene generata con una chiave privata sul server mittente e verificata con una chiave pubblica conservata come record TXT nelle tue impostazioni DNS.
Il tuo provider ti darà il record DKIM da aggiungere. Quando è a posto, ogni email che invii porta un timbro verificabile che dice ai server riceventi che il messaggio è legittimo.
Perché servono entrambi
SPF dice al mondo quali server possono inviare email dal tuo dominio. DKIM dimostra che ogni messaggio è autentico. Insieme danno ai server di posta riceventi due motivi indipendenti per fidarsi della tua email. Senza di essi, anche un dominio email personalizzato configurato alla perfezione può avere problemi di consegna. Aggiungere questi record richiede solo pochi minuti e ti evita molta frustrazione in seguito.
Errori comuni da evitare durante la configurazione dell'email del dominio
La maggior parte dei problemi di configurazione nasce da un piccolo numero di errori ripetuti. Fai attenzione a questi.
- Dimenticare di aggiungere i record MX. Hai creato l'indirizzo email nella dashboard del provider, ma non hai mai aggiunto i record MX al DNS del tuo dominio. Finché quei record non sono attivi, il tuo indirizzo email esiste lato provider ma internet non ha modo di instradargli i messaggi.
- Lasciare attivi i vecchi record MX. Se hai cambiato provider ma hai lasciato attivi i record MX del provider precedente, alcuni messaggi possono essere instradati al vecchio server invece che al nuovo. Rimuovi tutti i record MX che non appartengono al tuo provider attuale.
- Saltare SPF e DKIM. La tua email può funzionare anche senza questi record, ma la consegna ne risentirà. Molti server riceventi trattano con sospetto l'email non autenticata proveniente da domini personalizzati.
- Errori di battitura nei record DNS. I valori MX, SPF e DKIM sono lunghi e precisi. Un solo carattere sbagliato può rompere l'intera configurazione. Copia e incolla i valori direttamente dal tuo provider invece di scriverli a mano.
- Non aspettare la propagazione DNS. Dopo che aggiungi o cambi i record DNS, possono servire da pochi minuti a 48 ore perché le modifiche si diffondano su internet. Se la tua email non funziona subito dopo la configurazione, aspetta prima di fare altre modifiche.
Come verificare che il tuo dominio email personalizzato funzioni
Dopo la configurazione, passa in rassegna questa rapida lista di controllo per confermare che tutto sia collegato.
- Invia un'email di prova dal tuo nuovo indirizzo a un account personale presso un provider diverso. Controlla che arrivi e che non finisca nello spam.
- Rispondi a quell'email di prova dall'account personale. Conferma che la risposta arrivi nella tua nuova casella.
- Controlla le intestazioni dell'email che hai inviato. Cerca "SPF pass" e "DKIM pass" nei risultati di autenticazione. Se uno dei due mostra "fail" o "none", torna alle impostazioni DNS e verifica che i record siano corretti.
- Invia un'email di prova a un secondo provider, se ne hai uno. La consegna può variare da un provider all'altro, quindi provare con almeno due ti dà un quadro più completo.
Se le email di prova non arrivano, controlla prima i record MX. È la causa più comune. Poi verifica SPF e DKIM. Se nel DNS sembra tutto a posto ma l'email continua a non funzionare, aspetta qualche ora per la propagazione DNS e riprova.
Come gestisce WEMASY l'email
WEMASY include la registrazione del dominio e la gestione completa del DNS all'interno del tuo account. Quando registri un dominio tramite WEMASY, puoi aggiungere record MX, record TXT per SPF e DKIM e qualsiasi altra voce DNS direttamente dalla tua dashboard. Significa che puoi collegare qualsiasi provider di hosting email al tuo dominio WEMASY senza uscire dalla piattaforma.
WEMASY non offre ancora l'hosting email (arriverà presto). L'hosting email è gestito dal provider che scegli. Ciò che WEMASY ti dà è il pannello di controllo DNS in cui inserisci i record che collegano il dominio a quel provider. Il capitolo sui certificati SSL tratta un altro servizio che si collega al tuo dominio tramite il DNS in modo simile.
Scopri che cosa è incluso in ogni piano nella pagina dei prezzi di WEMASY.
Domande frequenti
Quanto tempo ci vuole perché un dominio email personalizzato inizi a funzionare?
Quando aggiungi i record MX e si propagano nel sistema DNS, la tua email può iniziare a funzionare in pochi minuti. In alcuni casi la propagazione richiede fino a 48 ore. La maggior parte delle configurazioni è pienamente funzionante entro poche ore. Con il creatore di siti di WEMASY puoi configurarlo direttamente sul tuo sito.
Posso tenere il mio indirizzo email gratuito attuale e usare allo stesso tempo un'email con dominio personalizzato?
Sì. Un dominio email personalizzato non sostituisce i tuoi indirizzi esistenti. Puoi usarli entrambi in parallelo e fare la transizione con i tuoi tempi. Molti brand iniziano usando l'indirizzo personalizzato per le comunicazioni con i clienti e tengono quello gratuito per uso personale.
Che cosa succede se in futuro cambio provider di hosting email?
Aggiorni i record MX nelle impostazioni DNS del tuo dominio perché puntino ai server di posta del nuovo provider e rimuovi quelli vecchi. Il dominio resta lo stesso e gli indirizzi email restano gli stessi. Cambia solo dove i messaggi vengono conservati e instradati. Potresti anche dover aggiornare i record SPF e DKIM per adattarli al nuovo provider.
Mi serve un indirizzo email separato per ogni persona del mio team?
Non necessariamente. Puoi creare indirizzi individuali per ogni persona, oppure indirizzi condivisi come hello@ o support@ che controllano più persone. La maggior parte dei provider di hosting email ti permette di impostare alias e regole di inoltro, così una sola casella può ricevere i messaggi inviati a più indirizzi diversi.
È possibile configurare un dominio email personalizzato senza alcuna conoscenza tecnica?
Sì. Il processo consiste nel copiare alcuni valori dal tuo provider di hosting email e incollarli nelle impostazioni DNS del tuo dominio. Non devi scrivere codice né capire di reti. Se sai seguire istruzioni passo dopo passo e copiare e incollare, puoi completare la configurazione.
Il prossimo capitolo tratta le buone pratiche di gestione del dominio, compreso come tenere in ordine dominio, email e impostazioni DNS mentre il tuo brand cresce.