Quattro persone toccano la stessa fattura prima che venga pagata. Ognuna aggiunge un passaggio, invia una email e aspetta una risposta. Quello che dovrebbe richiedere due giorni si allunga fino a due settimane. Hai già provato questo tipo di rallentamento, anche se il tuo collo di bottiglia era un altro processo. La buona notizia è che la maggior parte di questi percorsi lenti e manuali ha una versione automatizzata più veloce.
Gli esempi di automazione dei flussi di lavoro ti aiutano a vedere cosa è possibile prima di costruire qualcosa da solo. Invece di definizioni astratte, trovi flussi concreti che puoi immaginare in funzione nella tua attività. Ecco cinque esempi comuni di flussi di lavoro automatizzati e come ognuno fa risparmiare tempo.
Che aspetto hanno in pratica gli esempi di automazione dei flussi di lavoro?
Ogni flusso di lavoro automatizzato ha la stessa forma di base. Qualcosa fa partire il flusso, parte una serie di passaggi e il processo si chiude con un risultato chiaro. Gli esempi qui sotto mostrano come questo schema si ripete in diverse aree di un'azienda.
Non sono configurazioni esotiche riservate alle grandi aziende. Le piccole imprese usano ogni giorno versioni di tutti e cinque. La differenza sta nel fatto che i passaggi vengano svolti a mano o seguano regole impostate una volta sola.
Cinque esempi di automazione dei flussi di lavoro per le piccole imprese
1. Onboarding di un nuovo cliente
Un cliente firma un contratto e parte il flusso di onboarding. Il sistema invia una email di benvenuto con i passi successivi, crea una cartella di progetto, assegna al tuo team le attività di configurazione e programma un promemoria per l'incontro di avvio tre giorni dopo. Nessuno copia i dati del cliente tra fogli di calcolo o dimentica di inviare il pacchetto di benvenuto.
È un classico esempio di automazione dei processi aziendali, perché collega più passaggi tra vendita ed erogazione del servizio. Ogni nuovo cliente vive la stessa esperienza, a prescindere da quanto sia impegnato il tuo team quella settimana.
2. Approvazione e pagamento delle fatture
Una fattura viene inviata e smistata al responsabile per l'approvazione. Se approvata, passa all'amministrazione per programmare il pagamento. Se respinta, chi l'ha inviata riceve una notifica con il motivo. Un promemoria parte in automatico se non succede nulla entro 48 ore.
Questo flusso sostituisce lo scambio continuo di email che blocca i pagamenti. L'automazione dei flussi di documenti gestisce lo smistamento, così la persona giusta vede sempre il file giusto al momento giusto.
3. Dal modulo del sito al follow-up commerciale
Un visitatore compila un modulo di contatto sul tuo sito. Nel giro di pochi secondi riceve una email di conferma. Il tuo referente commerciale riceve una notifica con i dettagli del contatto. Viene creata un'attività di follow-up con scadenza il giorno lavorativo successivo.
È uno degli esempi più semplici di flussi di lavoro automatizzati e uno dei più efficaci. Nelle vendite la rapidità conta, e una risposta immediata vale più di una che arriva due giorni dopo perché qualcuno si è dimenticato di controllare la posta.
4. Richiesta di permesso di un dipendente
Un dipendente invia una richiesta di permesso tramite un modulo interno. Il sistema controlla i giorni che gli restano, smista la richiesta al suo responsabile e, se approvata, aggiorna il calendario del team. L'ufficio HR riceve il dato per la busta paga senza che nessuno inoltri email.
5. Smistamento delle richieste di assistenza
Arriva una richiesta di assistenza e viene classificata in base all'argomento scelto nel modulo. Le domande sulla fatturazione vanno all'amministrazione. I problemi tecnici vanno al tuo responsabile dell'assistenza. Le richieste urgenti fanno scattare un avviso immediato alla persona di turno. I clienti raggiungono più in fretta la persona giusta, senza inoltri manuali.
Come scegliere l'esempio giusto per la tua attività
Guarda dove il tuo team perde più tempo in coordinamento ripetitivo. Se i nuovi clienti si perdono per strada, parti dall'onboarding. Se i pagamenti si bloccano, parti dall'approvazione delle fatture. Se i contatti si raffreddano, parti dal follow-up dei moduli. Ogni esempio è nato come flusso di lavoro manuale, mappato passo dopo passo prima di aggiungere qualsiasi automazione.
Questi esempi coprono le idee di base dell'automazione dei flussi di lavoro. Il prossimo modulo esplora gli strumenti che ti aiutano a creare e gestire questi flussi su scala più ampia. Se vuoi più contesto su come impostare i flussi di lavoro prima di automatizzarli, leggi il nostro blog sull'importanza di impostare i flussi di lavoro.
Domande frequenti
Quale esempio di automazione dei flussi di lavoro è il più facile da cui partire?
Il follow-up del modulo del sito è di solito il punto di partenza più semplice. Hai già il trigger (l'invio di un modulo) e le azioni (inviare una conferma, avvisare il team) sono dirette. La maggior parte delle attività vede i primi risultati entro la prima settimana.
Posso combinare più esempi di automazione dei flussi di lavoro in un unico flusso?
Sì, ed è così che si sviluppa naturalmente l'automazione dei processi aziendali. Un flusso di onboarding di un nuovo cliente può includere un trigger di invio modulo, un passaggio di approvazione di un documento e un promemoria di follow-up programmato. Parti da un esempio e collega gli altri man mano che le tue esigenze crescono.
Mi serve uno sviluppatore per creare questi flussi di lavoro automatizzati?
La maggior parte degli esempi comuni si può configurare senza scrivere codice. Gli editor visuali di flussi di lavoro e le funzioni di automazione integrate coprono la maggior parte delle esigenze di una piccola impresa. Con WEMASY puoi creare i moduli del sito che fanno partire questi flussi con il creatore di siti e collegarli a passaggi di follow-up automatici.
Come faccio a misurare se un flusso di lavoro automatizzato funziona?
Monitora le metriche che contano per ogni flusso. Per l'onboarding, misura il tempo dalla firma del contratto all'incontro di avvio. Per l'approvazione delle fatture, misura i giorni medi prima del pagamento. Confronta questi numeri prima e dopo l'automazione per vedere l'impatto reale.
E se il mio processo aziendale non corrisponde a nessuno di questi esempi?
Questi cinque schemi coprono le forme più comuni, ma il tuo processo potrebbe combinare elementi di più esempi. Mappa prima i passaggi su carta, individua il trigger e il risultato, e cerca l'esempio più vicino al tuo flusso. La maggior parte delle automazioni personalizzate sono varianti di uno di questi schemi.
I flussi di lavoro automatizzati possono seguire percorsi diversi in base al tipo di cliente?
La ramificazione condizionale permette a un flusso di dividersi in percorsi diversi. Un cliente all'ingrosso può far partire una sequenza di onboarding diversa da quella di un cliente al dettaglio. Questi flussi ramificati sono un tipo di flusso di lavoro condizionale e funzionano bene quando le tue regole sono chiare.