Raccogli i dati dei moduli per un motivo. Devi analizzarli, condividerli con il tuo team, importarli in un altro sistema o usarli per prendere decisioni. Ma se quei dati restano chiusi nella dashboard del tuo strumento per i moduli, non puoi fare nessuna di queste cose. I dati a cui non puoi accedere sono dati che non stai usando.
Questo articolo spiega tutti i modi per accedere agli invii dei moduli, quale metodo funziona meglio nelle diverse situazioni e che cosa cercare in uno strumento per i moduli che ti lasci davvero possedere i tuoi dati.
Perché ti serve accedere ai dati dei moduli
I dati dei moduli hanno valore solo quando puoi usarli. Adesso potresti dover:
Analizzare tutti gli invii in un foglio di calcolo per trovare degli schemi (quali pagine portano più contatti qualificati, quali domande ricevono risposte incomplete). Condividere in tempo reale i dettagli degli invii con il tuo team (il team commerciale deve vedere subito i nuovi contatti). Archiviare gli invii per registri di conformità o legali. Spostare i dati in un altro sistema (il tuo CRM, un data warehouse o un'applicazione personalizzata). Fare il backup dei dati per sicurezza. Segmentare o filtrare gli invii (mostrami solo i contatti ad alta priorità). Seguire le metriche nel tempo (quanti contatti a settimana, tassi di conversione e così via).
Se il tuo strumento per i moduli rende difficile o impossibile accedere a questi dati, è come se i dati non esistessero. Li hai raccolti ma non puoi usarli. Uno strumento per i moduli che tiene sotto chiave i tuoi dati è uno strumento che ha troppo potere sulla tua attività.
Esportazione CSV: il modo più comune per accedere ai dati
Il CSV (valori separati da virgola) è il formato dati universale. Quasi ogni strumento sa leggerlo. Quasi ogni strumento per i moduli sa produrlo. Ecco che cosa ti serve sapere.
Come funziona l'esportazione CSV
Accedi al tuo strumento per i moduli, scegli un modulo, clicca "esporta" e scegli un intervallo di date o degli invii specifici. Lo strumento impacchetta tutti quei dati in un file CSV e lo scarica sul tuo computer. Aprilo in un foglio di calcolo o in Google Sheets. Ogni riga è un invio. Ogni colonna è un campo.
È semplice e funziona per la maggior parte delle persone.
Limiti dell'esportazione CSV
L'esportazione CSV è utile, ma ha dei limiti:
Istantanea singola: quando esporti, ottieni gli invii che esistevano in quel momento. Devi esportare di nuovo per avere i nuovi invii. Non c'è una "sincronizzazione automatica" né un "tieni aggiornato questo foglio".
File enormi: se hai migliaia di invii, il CSV può essere enorme (file da 10 MB rallentano i fogli di calcolo). Alcuni programmi di fogli di calcolo faticano con file così grandi.
Campi di testo lunghi: se il tuo modulo include un'area di testo in cui le persone scrivono risposte più lunghe, queste possono rompere la formattazione del CSV o creare righe difficili da leggere in un foglio di calcolo.
Nessun aggiornamento incrementale: non puoi esportare "dammi solo gli invii delle ultime 24 ore dall'ultima esportazione". Esporti tutto, ogni volta.
Invii eliminati: dopo l'esportazione, se un invio viene eliminato (per il diritto alla cancellazione del GDPR, ad esempio), resta nel tuo vecchio file esportato. Tenere il CSV allineato ai dati reali richiede lavoro manuale.
Quando l'esportazione CSV è la scelta giusta
Usa l'esportazione CSV quando ti serve un'istantanea singola o un accesso occasionale ai dati. Funziona per:
Revisioni mensili o settimanali dei dati. Condividere dati con qualcuno che ne ha bisogno una volta, non di continuo. Fare il backup manuale dei dati. Fare un'analisi in un foglio di calcolo che non devi ripetere ogni giorno.
Dashboard di reportistica automatica
Gli strumenti per i moduli più avanzati offrono una reportistica integrata. Invece di esportare in un foglio di calcolo, vedi report in tempo reale nella dashboard del modulo.
Che cosa includono le dashboard di reportistica
Metriche comuni: numero di invii nel tempo, tasso di invio (quanti al giorno o a settimana), tasso di completamento (quante persone iniziano rispetto a quante finiscono), dati per campo (le risposte più comuni a una domanda a scelta multipla), dati geografici (se hai raccolto la località), ripartizione per dispositivo (quanti hanno inviato da mobile rispetto a desktop).
Vantaggi della reportistica integrata
Dati in tempo reale (sempre aggiornati). Nessuna esportazione manuale. Grafici più facili da capire dei CSV grezzi. Viste filtrate (mostrami solo gli invii della settimana scorsa). Alcuni strumenti possono avvisarti se il tasso di invio cala in modo inatteso.
Limiti della reportistica integrata
Sei limitato ai report che lo strumento offre. Se ti serve un'analisi personalizzata, non puoi farla. Le analisi avanzate di solito sono possibili solo con l'esportazione CSV o l'accesso via API.
Accesso via API: per sviluppatori e integrazioni
Un'API (interfaccia di programmazione di un'applicazione) ti permette di richiedere i dati dei moduli in modo programmatico. Invece di scaricare un file a mano, il tuo codice chiede allo strumento per i moduli "dammi tutti gli invii da questa data", e lo strumento risponde con i dati in un formato strutturato (di solito JSON).
Quando l'accesso via API conta
Usa le API quando ti serve:
Sincronizzazione in tempo reale: spostare in automatico i nuovi invii dal modulo a un database o a un data warehouse nel momento in cui arrivano.
Integrazioni personalizzate: creare uno strumento su misura che ha bisogno di accedere ai dati dei moduli. L'accesso via API ti permette di interrogare i dati in modo programmatico invece di esportarli a mano.
Aggiornamenti incrementali: chiedere all'API "dammi solo gli invii dell'ultima ora" invece di scaricare tutto ogni volta.
Flussi di lavoro complessi: far partire azioni in automatico in base agli invii (quando qualcuno invia, mandalo a un altro sistema, confrontalo con un database e così via).
Come funzionano le API degli strumenti per i moduli
La maggior parte delle API usa REST (representational state transfer) o i webhook. Con REST, il tuo codice fa richieste HTTP allo strumento per i moduli per chiedere i dati. Con i webhook, lo strumento invia i dati ai tuoi sistemi in automatico quando arrivano gli invii.
Entrambi richiedono l'autenticazione API (fornisci le credenziali così lo strumento sa che sei davvero tu a chiedere i dati). La maggior parte delle API ha limiti di frequenza (non puoi richiedere i dati più di X volte al secondo) per evitare abusi.
Requisiti tecnici per l'accesso via API
Usare un'API richiede uno sviluppatore o qualcuno a suo agio con il codice. Se non sei tecnico, l'accesso via API non ti serve. Ma se hai risorse tecniche, è potente.
Costo dell'accesso via API
Molti strumenti per i moduli includono gratis l'accesso via API. Alcuni lo fanno pagare a parte. Alcuni offrono solo un accesso limitato via API nei piani più economici. Prima di scegliere uno strumento per i moduli, controlla se l'accesso via API è incluso nel tuo piano.
Webhook: inviare i dati ad altri sistemi
Un webhook è una forma di API in cui lo strumento per i moduli ti invia i dati in automatico invece di aspettare che tu li richieda. Quando qualcuno invia un modulo, lo strumento manda quei dati a un URL che hai indicato.
Come funzionano i webhook
Fornisci allo strumento per i moduli un URL (un endpoint sul tuo server o su un servizio di automazione di terzi). Ogni volta che qualcuno invia un modulo, lo strumento manda in automatico i dati dell'invio a quell'URL.
È così che funzionano le integrazioni dei moduli. Quando colleghi il tuo modulo a un CRM, lo strumento usa i webhook per mandare ogni invio al CRM in automatico.
Vantaggi dei webhook
Automatici (niente polling, niente "controlla se ci sono aggiornamenti"). In tempo reale (i dati vengono inviati subito). Minore uso di banda (non scarichi file grandi). Le integrazioni sono facili da configurare se lo strumento per i moduli e il sistema ricevente supportano i webhook.
Limiti dei webhook
Non puoi richiedere dati storici tramite un webhook (invia solo i nuovi invii da quel momento in poi). Se il sistema ricevente è fermo quando il webhook prova a consegnare, l'invio può andare perso. Ti serve un endpoint affidabile per ricevere i dati.
Portabilità dei dati: possedere i tuoi dati
I migliori strumenti per i moduli rendono facile portare via tutti i tuoi dati. Controlla se il tuo strumento:
Permette l'esportazione CSV di tutti gli invii (non solo di quelli recenti). Offre l'accesso via API per il recupero programmatico. Offre funzioni di esportazione in blocco (scarica in una volta tutti i dati di sempre). Non limita in modo artificiale la quantità di dati che puoi esportare. Ha una documentazione chiara su come accedere ai tuoi dati.
Se il tuo strumento per i moduli rende difficile una qualsiasi di queste cose, sei intrappolato. Uno strumento che ti blocca i dati è uno strumento che ha troppo potere sulla tua attività.
Scegliere tra i metodi di esportazione
Situazioni diverse richiedono metodi diversi:
Analisi rapida una tantum: usa l'esportazione CSV. Accedi, esporta, apri in un foglio di calcolo, fatto in pochi minuti.
Report regolari: usa le dashboard integrate se esistono, oppure imposta l'accesso via API per una reportistica automatica.
Integrazione con un data warehouse: usa API o webhook per sincronizzare in automatico i nuovi invii con il tuo data warehouse.
Archiviazione per conformità: usa l'esportazione CSV in blocco per fare il backup di tutti gli invii a fini di registrazione legale.
Migrazione di sistema: se cambi strumento per i moduli, usa l'API o l'esportazione in blocco per spostare tutti i dati nel nuovo strumento.
Come WEMASY gestisce l'accesso ai dati dei moduli
WEMASY permette l'esportazione CSV di tutti gli invii per qualsiasi intervallo di date. L'esportazione include tutti i campi e tutti i dati personalizzati. Puoi anche accedere agli invii dei moduli dalla dashboard, con viste in tempo reale su numero di invii, risposte dei campi e andamenti. WEMASY supporta anche i webhook, così puoi impostare automazioni che mandano in automatico gli invii a sistemi esterni. Per le integrazioni tecniche, l'accesso via API è disponibile in base al tuo piano. Vai nel tuo account WEMASY per esportare i dati oppure consulta la pagina dei prezzi per vedere quali funzioni di accesso ai dati sono incluse nel tuo piano.