Prima di scegliere uno strumento per moduli o lanciare il tuo primo modulo, devi capire che cosa succede ai dati dei visitatori dopo l'invio. Dove si trovano. Chi può vederli. Come sono protetti. La maggior parte delle persone pensa che lo strumento gestisca tutto questo in automatico. A volte è così. Spesso no.
Questo articolo spiega come funziona davvero l'archiviazione dei dati dei moduli, quali funzioni di sicurezza dovresti pretendere da uno strumento per moduli e quali regole di conformità valgono in base alle informazioni che raccogli.
Che cosa significa archiviare in modo sicuro i dati dei moduli
L'archiviazione sicura dei moduli ha tre componenti: cifratura a riposo (i dati sono illeggibili mentre sono archiviati), cifratura in transito (i dati sono illeggibili mentre viaggiano verso il tuo server) e controlli di accesso (solo le persone autorizzate possono leggere i dati).
La maggior parte dei moduli se la cava bene con la cifratura in transito. I dati arrivano al server in sicurezza. Ma poi restano in un database in chiaro. Chiunque violi il database, o chiunque abbia accesso come dipendente senza doverlo avere, può leggere tutto. È qui che l'archiviazione sicura fallisce.
Cifratura a riposo e cifratura in transito
Proteggono i dati in fasi diverse. Capire la differenza è fondamentale per sapere che cosa hai davvero.
Cifratura in transito
È la cifratura che avviene quando i dati viaggiano dal browser del visitatore al tuo server. Se il tuo modulo è su una pagina HTTPS (cerca l'icona del lucchetto accanto all'URL), la cifratura in transito è attiva. I dati sono illeggibili durante la trasmissione.
La cifratura in transito ormai è lo standard. Ogni strumento per moduli importante, ogni checkout e-commerce, ogni sito legittimo usa HTTPS. Se il tuo modulo non è su HTTPS, risolvi prima questo. Non è negoziabile.
Cifratura a riposo
È ciò che succede dopo che i dati arrivano al server e vengono salvati nel database. I dati sono cifrati nel database? O sono salvati in chiaro?
Molti strumenti per moduli offrono l'opzione ma non la attivano di default. Devi accenderla tu. Alcuni non la offrono affatto, soprattutto le soluzioni gratuite o economiche. Se uno strumento per moduli non cita la cifratura a riposo nella documentazione sulla sicurezza, dai per scontato che non la faccia.
La cifratura a riposo significa che, anche se qualcuno ottiene un accesso non autorizzato al database, i dati sono illeggibili senza la chiave di cifratura. Ti protegge se il tuo provider di hosting viene compromesso, se un dipendente infedele accede al database o se una terza parte ruba una copia dei tuoi dati.
Come capire se i dati dei tuoi moduli sono cifrati
Controlla la documentazione sulla sicurezza del tuo strumento per moduli. Cerca frasi come "dati cifrati a riposo" o "cifratura end-to-end". Se la documentazione non ne parla, scrivi al supporto e chiedi in modo diretto: "Gli invii dei moduli sono cifrati nel vostro database?"
Ecco che cosa ti dicono le risposte:
"Sì, tutti i dati sono cifrati di default." È una buona risposta. I tuoi dati sono protetti.
"La cifratura è disponibile come funzione premium." È un campanello d'allarme. La cifratura dovrebbe essere standard. Se ti serve la conformità (HIPAA, GDPR e così via), potresti dover passare a un piano superiore o cambiare strumento.
"Cifriamo i dati con metodi standard del settore come AES-256." È ottimo. AES-256 è il riferimento per la cifratura.
"Non cifriamo a riposo, ma abbiamo controlli di accesso rigorosi." Non basta. I controlli di accesso aiutano, ma la cifratura è meglio. Anche le aziende con controlli di accesso rigorosi possono essere compromesse.
Controlli di accesso: chi può vedere i dati dei tuoi moduli
Oltre alla cifratura, controlla chi può accedere agli invii dei moduli. Questo riguarda sia i membri del tuo team sia i dipendenti dello strumento per moduli.
L'accesso del tuo team
Non tutti nel tuo team hanno bisogno di vedere tutti gli invii. Chi si occupa dell'assistenza clienti dovrebbe vedere gli invii assegnati a lui. Un responsabile potrebbe vedere report e riepiloghi ma non i dettagli dei singoli moduli. Chi si occupa della contabilità non dovrebbe mai vedere un invio di un modulo di contatto.
I buoni strumenti per moduli ti permettono di assegnare livelli di permesso diversi. Usali. Il principio del privilegio minimo significa che ognuno ha accesso solo a ciò che gli serve per il suo lavoro.
L'accesso dei dipendenti dello strumento per moduli
I dipendenti dello strumento per moduli possono vedere i tuoi dati. La domanda è se dovrebbero. Cerca strumenti che:
Abbiano un'informativa sulla privacy chiara che dica se il personale del supporto accede mai ai dati dei clienti. Molti strumenti hanno una policy per cui non guardano i dati dei clienti a meno che tu non chieda aiuto per un problema.
Registrino gli accessi del supporto (se il supporto accede ai tuoi dati per risolvere un problema, l'accesso viene registrato e tu vieni avvisato).
Siano certificati SOC 2, cioè una terza parte ha verificato le loro pratiche di sicurezza.
Conservazione dei dati: per quanto tempo tenere gli invii dei moduli
Non serve tenere gli invii per sempre. Decidi per quanto tempo ti servono i dati, poi eliminali in automatico.
La maggior parte delle aziende conserva gli invii da uno a tre anni. Gli invii dei moduli di contatto possono essere tenuti un anno (abbastanza per eventuali ricontatti). I dati delle transazioni e-commerce vanno conservati sette anni (obblighi fiscali e legali). I dati dei sondaggi possono essere tenuti un anno per orientare le decisioni aziendali.
Imposta l'eliminazione automatica se il tuo strumento per moduli la supporta. Se no, rivedi ed elimina a mano i vecchi invii ogni tanto. Questo riduce anche il rischio per la sicurezza (meno dati significa meno cose che possono essere esposte in caso di violazione).
Controlla i requisiti legali del tuo settore. Se tratti dati sanitari, potresti essere obbligato a conservarli per periodi precisi. Se tratti dati finanziari, le norme possono imporre la conservazione. In caso di dubbio, consulta un legale.
Fare il backup dei dati dei moduli in modo sicuro
Dovresti fare il backup degli invii dei moduli con regolarità. Ma i backup stessi possono essere punti deboli per la sicurezza se non sono gestiti bene.
Se fai il backup dei dati (in automatico dallo strumento per moduli o a mano esportandoli), assicurati che i backup siano:
Cifrati: i backup vanno cifrati come i dati attivi.
Archiviati in sicurezza: se salvi i backup sui tuoi server o in un cloud, assicurati che siano protetti da password e non accessibili a tutti nella tua organizzazione.
Isolati dall'ambiente attivo: se il database principale viene violato, il backup non deve essere compromesso. Salva i backup su sistemi diversi con controlli di accesso diversi.
Testati: ogni tanto verifica di riuscire davvero a ripristinare dai backup. Un backup che non si può ripristinare è inutile.
Requisiti di conformità per l'archiviazione dei dati dei moduli
In base a dove si trovano i tuoi visitatori e al settore in cui operi, potresti avere obblighi di conformità legale.
GDPR (residenti nell'UE)
Se raccogli dati da residenti nell'Unione Europea, si applica il GDPR. Requisiti principali: devi dire alle persone quali dati raccogli, perché e come li proteggi. Devi archiviarli in modo sicuro. Devi eliminarli su richiesta. Non devi conservarli più a lungo del necessario per lo scopo per cui sono stati raccolti.
CCPA (residenti in California)
I residenti in California hanno diritti sulla privacy riguardo alla raccolta dei dati. Devi dichiarare quali dati raccogli, permettere alle persone di eliminare i propri dati e non venderli senza permesso.
HIPAA (dati sanitari)
Se raccogli informazioni sanitarie, l'HIPAA ha requisiti severi: i dati devono essere cifrati, gli accessi devono essere registrati, ci deve essere un piano di notifica delle violazioni dei dati e altro. Non è facoltativo. Le violazioni possono portare a multe pesanti.
PCI DSS (dati di pagamento)
Se il tuo modulo raccoglie dati di carte di credito, il PCI DSS richiede misure di sicurezza specifiche. La maggior parte degli strumenti per moduli legittimi non salva i dati grezzi delle carte. Usano la tokenizzazione (salvano un codice di riferimento invece del numero reale della carta). Chiedi al tuo strumento per moduli se è conforme al PCI.
Che cosa fare se sospetti una violazione dei dati
Se scopri un accesso non autorizzato agli invii dei tuoi moduli, agisci in fretta:
Individua l'entità: quali dati sono stati esposti? Quanti record? In quale periodo?
Metti in sicurezza la violazione: cambia subito tutte le password. Reimposta le chiavi API. Revoca i token di accesso. Correggi la vulnerabilità che ha permesso la violazione.
Avvisa le persone coinvolte: in base alle norme, potresti essere obbligato ad avvisare chiunque abbia avuto i dati esposti. Di solito entro 30 giorni per il GDPR, subito per l'HIPAA.
Documenta tutto: conserva le registrazioni di che cosa è successo, di quando l'hai scoperto e di che cosa hai fatto. Le autorità vorranno vederle.
Come WEMASY protegge gli invii dei moduli
WEMASY trasmette gli invii dei moduli tramite HTTPS e li archivia con un accesso legato al tuo account. Se devi eliminare degli invii (per il diritto alla cancellazione del GDPR), puoi rimuoverli dal tuo account.
Per i requisiti di conformità, controlla le funzioni del tuo piano o contatta il supporto. Scopri di più sulla sicurezza e sulla privacy dei dati nel tuo account WEMASY oppure visita la pagina prezzi per vedere quali funzioni di sicurezza sono incluse in ogni piano.