Compili un modulo e non senti più nulla. Nessuna conferma. Nessuna email. Nessun "abbiamo ricevuto il tuo invio". Non hai idea se abbia funzionato. Hai inviato nel silenzio. Ora invia un altro modulo e ricevi subito un'email: "Grazie. Abbiamo ricevuto il tuo messaggio." All'improvviso ti senti sicuro. Sai che è arrivato a qualcuno.
Questa differenza, tra confusione e certezza, è ciò che fa l'automazione delle email. Questo articolo spiega come inviare email di conferma automatiche ai visitatori dopo l'invio, come avvisare il tuo team delle nuove risposte e come usare le email per far completare più moduli e aumentare la fiducia.
Cosa fa l'automazione email dei moduli
Automatizzare le email dei moduli significa impostare email che partono in automatico dopo un invio. Due tipi di email sono comuni:
Email di conferma al visitatore: "Grazie per l'invio. Abbiamo ricevuto il tuo messaggio e ti risponderemo entro 24 ore."
Email di notifica al tuo team: "Nuovo invio dal modulo di contatto da Jane Smith: jane@example.com. Messaggio: [form submission details]."
Entrambe hanno uno scopo. Le email di conferma rassicurano il visitatore che è successo qualcosa. Le email di notifica avvisano il tuo team, così può rispondere.
Perché le email di conferma contano più di quanto pensi
Un'email di conferma fa due cose:
Dimostra al visitatore che il suo invio ha funzionato. Senza, non lo sa. Questo porta a invii doppi, a email all'assistenza che chiedono "avete ricevuto il mio modulo?" e a una fiducia che si perde.
Fissa le aspettative. Un'email di conferma è l'occasione per dire quanto tempo ci vorrà per una risposta. "Ti risponderemo entro 24 ore" è una promessa. Mantienila. Se dici 24 ore e rispondi in 2, il visitatore è contento. Se dici 24 ore e ci metti una settimana, è frustrato.
Tipi di email dei moduli
Email di conferma
Inviate subito dopo l'invio del modulo. Devono essere brevi e rassicuranti. Includi:
Un messaggio di ringraziamento. La conferma che l'invio è stato ricevuto. Quando può aspettarsi una risposta. (Facoltativo) Un riepilogo di ciò che ha inviato. (Facoltativo) I prossimi passi o informazioni utili.
Tieni l'email breve. Uno o due paragrafi. La maggior parte delle persone scorre le email. Le email di conferma lunghe non vengono lette.
Email di notifica al tuo team
Inviate al tuo team o a te quando arriva una risposta. Devono contenere tutte le informazioni utili, così il team sa cosa fare:
Nome, email e telefono del visitatore (se raccolti). Cosa ha inviato (se c'è un campo messaggio). Quale modulo ha inviato (se hai più moduli). Un link diretto per vedere l'invio completo nel tuo strumento per moduli.
Queste email sono per uso interno. Falle dettagliate. Il tuo team ha bisogno di tutte le informazioni per rispondere in fretta.
Email condizionali
Alcuni strumenti per moduli permettono di inviare email diverse in base alla risposta. Per esempio: se selezionano "Richiesta commerciale", invia loro un'email di conferma commerciale. Se selezionano "Assistenza tecnica", invia loro un'email di conferma di assistenza tecnica.
Questa personalizzazione rende l'esperienza più pertinente. I visitatori sentono che il loro problema specifico viene seguito, non che hanno ricevuto una risposta automatica generica.
Come impostare l'automazione email dei moduli
Nel tuo strumento per moduli
La maggior parte degli strumenti per moduli ha l'automazione email integrata. Accedi al tuo strumento. Trova il modulo. Cerca le impostazioni "Email" o "Automazioni". Dovresti vedere opzioni per:
Inviare un'email di conferma a chi ha inviato il modulo. Inviare un'email di notifica a [your email address]. Personalizzare oggetto e messaggio dell'email.
Molti strumenti per moduli hanno modelli, così non devi scrivere da zero. Scegli un modello, modificalo per adattarlo al tuo brand e salva.
Provare l'automazione
Prima di attivare l'automazione email, provala. Invia un modulo di prova e controlla se ricevi sia l'email di conferma sia quella di notifica. Se una delle due non arriva:
Controlla che l'indirizzo email sia corretto. Controlla la cartella spam (le email automatiche a volte finiscono lì). Controlla le impostazioni email dello strumento per assicurarti che l'automazione sia attiva.
Problemi comuni dell'automazione email
Le email non vengono inviate
La causa più comune è che le impostazioni email dello strumento sono disattivate o configurate male. Torna nel modulo e controlla le impostazioni di automazione email. L'interruttore è su "attivo"? L'indirizzo del destinatario è corretto? C'è un pulsante di prova per inviare un'email di test?
Le email finiscono nello spam
Se le tue email di conferma finiscono nella cartella spam dei visitatori, è un problema di recapito. Lo strumento invia le email, ma il provider email del destinatario pensa che possano essere spam.
Per migliorare il recapito, usa un indirizzo "da" che corrisponda al tuo dominio. Per esempio, se il tuo sito è example.com, invia le email di conferma da noreply@example.com, non da un generico indirizzo no-reply. La corrispondenza con il dominio indica che il mittente è affidabile.
Le email includono informazioni sensibili
Se il tuo modulo raccoglie password, dati di pagamento o altri dati sensibili, non inserirli nelle email di notifica. Il tuo team non ha bisogno di vedere password in chiaro. Lo strumento dovrebbe non includere dati sensibili nell'email, oppure oscurarli in automatico (mostrare solo le ultime 4 cifre di un numero di carta di credito, per esempio).
Buone pratiche per le email di conferma dei moduli
Indica un tempo di risposta chiaro: di' al visitatore quando può aspettarsi una risposta. "Ti risponderemo entro 24 ore" è meglio di nessuna indicazione.
Rendila personale: se hai il suo nome, usalo. "Ciao Jane" suona meglio di "Ciao".
Tienila breve: tre o quattro frasi. Le email di conferma non sono il posto per un messaggio promozionale o di vendita.
Aggiungi un invito all'azione se serve: se c'è qualcosa che dovrebbe fare dopo, diglielo. "Se hai domande, rispondi a questa email."
Dalle il tuo stile: usa il tuo logo, i tuoi colori e il tuo tono di voce, così sembra che arrivi da te e non da uno strumento per moduli generico.
Buone pratiche per le email di notifica al team
Includi tutto il contesto utile: il tuo team non dovrebbe dover accedere allo strumento per vedere i dettagli. Metti le informazioni dell'invio nell'email.
Falla facile da scorrere: usa a capo e formattazione, così l'email si legge a colpo d'occhio.
Aggiungi un link diretto all'azione: inserisci un link per vedere l'invio completo nel tuo strumento. Il tuo team deve poter cliccare un solo link e trovarsi nel posto giusto.
Non inviare troppo spesso: se hai molti invii e mandi una notifica per ognuno, riempirai la tua casella. Per i moduli con volumi alti, valuta un riepilogo giornaliero ("ecco tutti gli invii di oggi") invece di email singole.
Automazione avanzata: email condizionali in base alle risposte
Alcuni strumenti per moduli permettono di inviare email diverse in base a ciò che il visitatore ha inviato. Se il tuo modulo ha campi condizionali, puoi inviare email condizionali.
Esempio: il tuo modulo chiede "Quale prodotto ti interessa?" Se seleziona "Prodotto A", gli invii un'email di conferma sul Prodotto A. Se seleziona "Prodotto B", gli invii un'email di conferma diversa sul Prodotto B.
Serve un po' più di configurazione, ma rende l'esperienza molto più pertinente per ogni visitatore.
Come WEMASY gestisce le email dei moduli
WEMASY invia in automatico email di conferma ai visitatori dopo l'invio del tuo modulo. Puoi personalizzare oggetto, messaggio e indirizzo "da". Puoi anche impostare email di notifica al team, così la tua casella riceve un avviso quando arrivano nuove risposte. Sia le email di conferma sia quelle di notifica si possono personalizzare o disattivare se non le vuoi. WEMASY supporta anche le email condizionali, così visitatori diversi ricevono conferme diverse in base a ciò che hanno inviato.
Configura l'automazione email nelle impostazioni del tuo modulo WEMASY oppure controlla la pagina dei prezzi per vedere quali funzioni email sono incluse nel tuo piano.