Qualcuno compila un modulo dal telefono, seduto in auto prima di una riunione. Lo invia. La risposta arriva nello strumento per moduli. Il tuo team vendite dovrebbe riceverla nel CRM. Ma la riceve? Il più delle volte no, perché i due sistemi non sono collegati.
Questo articolo spiega come funziona l'integrazione tra modulo e CRM, quali CRM si integrano bene con i moduli e come configurarla perché le nuove risposte arrivino in automatico nel tuo CRM, senza che nessuno copi i dati a mano.
Cos'è un CRM e perché conta
Un CRM (Customer Relationship Management, cioè sistema di gestione delle relazioni con i clienti) è il punto centrale dove lavora il tuo team vendite. Pensalo come uno schedario digitale in cui tieni la scheda di ogni potenziale cliente e di ogni cliente. Un CRM conserva i contatti, tiene traccia di ogni email scambiata, registra ogni telefonata e ogni riunione e segue a che punto sono le trattative.
Quando un potenziale cliente invia un modulo, dovrebbe diventare un contatto nel tuo CRM. Il tuo team vendite usa il CRM per vedere tutto su quella persona: i dati del modulo, tutte le interazioni, le conversazioni precedenti. Senza un CRM, il team deve controllare più sistemi o chiedersi "abbiamo già sentito questa persona?"
Esistono molti CRM diffusi. Ognuno funziona in modo un po' diverso, ma tutti hanno lo stesso scopo: centralizzare le informazioni sui clienti.
Perché collegare i moduli al tuo CRM
Un CRM (Customer Relationship Management, cioè sistema di gestione delle relazioni con i clienti) è dove lavora il tuo team vendite. Tiene traccia di ogni interazione, di ogni trattativa, di ogni conversazione con un potenziale cliente. Quando arriva la risposta di un modulo, dovrebbe finire nel tuo CRM in automatico. Senza questo collegamento, le risposte restano nello strumento per moduli e il tuo team vendite non sa che è arrivato un nuovo contatto.
Inserire i dati a mano fa perdere velocità. Quando qualcuno copia una risposta dallo strumento per moduli al CRM, sono passate ore. Nelle vendite le ore contano. Più rispondi lentamente, più scende il tasso di conversione.
Come funziona l'integrazione tra modulo e CRM
Quando colleghi un modulo a un CRM, succede questo: qualcuno invia il tuo modulo. Lo strumento per moduli riceve la risposta. Invece di fermarsi lì, lo strumento invia in automatico i dati al tuo CRM. Il CRM li riceve e crea un nuovo contatto (o aggiorna un contatto esistente se la persona ha già inviato un modulo prima). Il tuo team vendite vede subito il nuovo contatto.
Tutto avviene in pochi secondi. Nessuno deve fare niente a mano.
Integrazioni native o strumenti di automazione
Ci sono due modi per collegare i moduli ai CRM.
Integrazioni native
Lo strumento per moduli ha un collegamento integrato con il CRM. Ti autentichi una volta (accedi con le credenziali del tuo CRM), associ i campi del modulo ai campi del CRM (il campo email del modulo corrisponde al campo email del CRM) e hai finito. Le risposte iniziano a fluire in automatico.
Le integrazioni native sono veloci da configurare e non richiedono competenze tecniche. Lo svantaggio è che lo strumento deve aver creato un'integrazione specifica per il tuo CRM. Se non l'ha fatto, non puoi usare questo metodo.
Strumenti di automazione (servizi di automazione, webhook personalizzati)
Se il tuo strumento per moduli non ha un'integrazione nativa con il tuo CRM, puoi usare uno strumento di automazione. I servizi di automazione ti permettono di creare "ricette" che dicono "quando un modulo viene inviato, crea un contatto nel mio CRM". Questi strumenti collegano tra loro quasi qualsiasi coppia di servizi.
Il vantaggio è la flessibilità. Lo svantaggio è che aggiungi un altro servizio (la maggior parte si paga ogni mese) e servono nozioni base di configurazione.
Le principali integrazioni CRM e come funzionano
CRM di marketing tutto in uno
I CRM di marketing tutto in uno si integrano in modo nativo con quasi tutti i principali strumenti per moduli. Il collegamento è semplice: ti autentichi, associ i campi e hai finito. Molti hanno un piano gratuito generoso, quindi molti strumenti per moduli offrono l'integrazione gratis.
Le risposte arrivano nel CRM come contatti. Se l'indirizzo email esiste già, il CRM aggiorna il contatto esistente. Se è nuovo, il CRM crea una nuova scheda contatto.
CRM per grandi aziende
Le integrazioni con i CRM per grandi aziende variano in base al tuo strumento per moduli. Alcuni strumenti hanno un'integrazione nativa. Altri no. Se il tuo non ce l'ha, gli strumenti di automazione possono collegare i moduli al CRM con un po' di configurazione.
Di solito le risposte arrivano in un CRM per grandi aziende come lead (a meno che tu non le configuri come contatti). Il tuo team vendite le vede subito nella coda dei lead.
CRM per la pipeline di vendita
I CRM per la pipeline di vendita hanno integrazioni native con alcuni strumenti per moduli e con altri no. Guarda nel catalogo delle integrazioni del tuo strumento per vedere se il tuo CRM è elencato. Se c'è, la configurazione di solito è semplice. Se non c'è, uno strumento di automazione funziona bene.
I CRM per la pipeline di solito trattano le risposte dei moduli come persone (contatti). Puoi configurare l'integrazione perché crei anche trattative, se vuoi (per esempio "nuova risposta = nuova trattativa da $0 nella fase iniziale").
Altri sistemi (strumenti per progetti, spazi di lavoro, database personalizzati)
Non ogni sistema si chiama CRM, ma i dati dei moduli spesso devono arrivarci. Gli strumenti di automazione collegano i moduli a quasi tutto: strumenti di gestione dei progetti, database, applicazioni personalizzate e così via.
Configurare l'integrazione modulo-CRM, passo dopo passo
Passo 1: controlla se il tuo strumento per moduli supporta il tuo CRM
Accedi al tuo strumento per moduli e cerca "integrazioni" o "connessioni". Guarda se il tuo CRM è nell'elenco. Se sì, cliccaci sopra. Se no, passa agli strumenti di automazione.
Passo 2: autentica il tuo CRM
Clicca il pulsante per collegare il tuo CRM. Ti verrà chiesto di accedere al tuo account CRM e di dare allo strumento per moduli il permesso di accedervi. È sicuro: stai solo dando allo strumento il permesso di creare contatti e aggiornare i dati.
Passo 3: associa i campi del modulo ai campi del CRM
Il tuo modulo ha campi come "nome", "email", "azienda". Il tuo CRM ha i campi dei contatti. Devi dire allo strumento quale campo del modulo corrisponde a quale campo del CRM. Di solito è ovvio (il campo "email" del modulo corrisponde al campo "email" del CRM). A volte devi essere preciso (il campo "inquiry_type" del modulo corrisponde al campo "lead_source" del CRM).
Passo 4: prova l'integrazione
Compila il modulo e invia una risposta di prova. Controlla il tuo CRM. Compare un nuovo contatto? I dati sono nei campi giusti? Se sì, hai finito. Se no, controlla l'associazione dei campi e riprova.
Problemi comuni di integrazione e come risolverli
Le risposte non arrivano al CRM
L'integrazione potrebbe essersi disconnessa. I CRM richiedono una nuova autenticazione periodica per motivi di sicurezza. Torna nel tuo strumento per moduli e autentica di nuovo il CRM. Se non funziona, scollega e ricollega l'integrazione da zero.
I dati finiscono nei campi sbagliati
L'associazione dei campi potrebbe essere sbagliata. Controlla che i campi del modulo siano associati ai campi giusti del CRM. A volte il problema è che lo strumento e il CRM usano nomi di campo diversi. Per esempio lo strumento potrebbe chiamarlo "phone_number" mentre il CRM lo chiama "phone". Devi associarli correttamente.
Vengono creati contatti duplicati
Se la stessa persona invia il modulo due volte, il CRM potrebbe creare due contatti invece di aggiornarne uno. Succede se il CRM non riesce a capire che le due risposte arrivano dalla stessa persona. Di solito la soluzione è dire al CRM di confrontare l'indirizzo email (se l'email è già un contatto, aggiornalo; se no, creane uno nuovo). La maggior parte dei CRM lo fa di default, ma a volte va configurato.
Alcune risposte non si sincronizzano
Se alcune risposte non arrivano al CRM, controlla se hanno tutti i campi obbligatori compilati. Se un campo è obbligatorio nel CRM ma facoltativo nel tuo modulo, e qualcuno invia senza compilarlo, la risposta non si sincronizza. Rendi il campo obbligatorio anche nel modulo, oppure dì al CRM di accettare quel campo vuoto.
Integrazione avanzata: sincronizzazione condizionale
Non sempre vuoi che ogni risposta vada al CRM. Magari hai un modulo di contatto e un modulo di richiesta demo. Le richieste di demo dovrebbero andare al CRM. Le risposte del modulo di contatto potrebbero non essere contatti commerciali.
Alcuni strumenti per moduli e di automazione ti permettono di impostare condizioni. Per esempio: "Sincronizza con il CRM solo se inquiry_type = 'Demo Request'". Così il CRM resta pulito e il team vendite risparmia tempo, perché non viene sommerso da risposte che non sono veri contatti commerciali.
Come WEMASY si integra con i sistemi CRM
I moduli di WEMASY includono integrazioni native con i CRM più diffusi. Collega il tuo account CRM con pochi clic, associa i campi e le risposte iniziano a sincronizzarsi in automatico. Puoi anche impostare la sincronizzazione condizionale, così solo alcune risposte vanno al tuo CRM. Per i CRM che non sono nell'elenco delle integrazioni native di WEMASY, WEMASY supporta i webhook e i collegamenti con gli strumenti di automazione.
Guarda quali integrazioni CRM sono disponibili nel tuo account WEMASY oppure controlla la pagina dei prezzi per vedere quali funzioni sono incluse nel tuo piano.