Hai poco tempo da dedicare alle conversazioni con i potenziali clienti. Vale la pena incontrare chi ha un bisogno reale, può permettersi la tua soluzione e ha il potere di decidere. Il problema è che non sai quali contatti rispettano tutti e tre i criteri finché non ci parli. Un modulo per consulenza o per chiamata conoscitiva risolve il problema qualificando i contatti prima che tu passi un'ora in una chiamata che non porta da nessuna parte.
I moduli per consulenza e i moduli per chiamata conoscitiva fanno un lavoro simile, ma in fasi diverse. Il modulo per consulenza è quello che qualcuno compila prima di prenotare del tempo con te. Il modulo per chiamata conoscitiva è quello che usi durante o prima di una chiamata per qualificare l'opportunità. Entrambi usano domande strategiche per capire se qualcuno è adatto prima che tu investa il tuo tempo. Senza questi moduli accetti incontri con chiunque, e il tuo team commerciale spreca tempo con contatti poco adatti invece che con quelli ad alto potenziale.
Che cos'è un modulo per consulenza?
Un modulo per consulenza è quello che un potenziale cliente compila prima di prenotare una chiamata o un incontro di consulenza con te. Sta sul tuo sito, di solito collegato a un sistema di prenotazione con calendario o a una landing page con un pulsante di prenotazione. Un visitatore clicca "Prenota una consulenza", inserisce i suoi dati e i dettagli della sua situazione, e poi vede gli orari disponibili da prenotare.
Il modulo fa un solo lavoro. Raccoglie abbastanza informazioni per capire se la persona vale un incontro e per preparare la conversazione. Di solito comprende nome e contatti, il problema che vogliono risolvere, i tempi, la fascia di budget e chi li ha indirizzati a te. Non sono domande generiche. Ogni campo c'è perché la risposta cambia la tua decisione di accettare l'incontro.
Un modulo per consulenza funziona perché filtra prima che avvenga la prenotazione. Chi lo compila pensa "Questa persona vuole capire la mia situazione prima di incontrarci", non "Questa persona sta verificando se valgo il suo tempo". Il modulo sembra collaborativo, non un interrogatorio.
Che cos'è un modulo per chiamata conoscitiva?
Un modulo per chiamata conoscitiva è un'altra cosa. È quello che usi durante o subito prima di una chiamata per qualificare l'opportunità. Alcuni team inviano un modulo 24 ore prima di una chiamata fissata, chiedendo "Raccontaci di più sulla tua situazione". Altri lo fanno compilare al potenziale cliente nella sala d'attesa prima che la chiamata inizi. Alcuni lo usano come traccia durante la chiamata, compilandolo mentre fanno le domande.
I moduli per chiamata conoscitiva sono più dettagliati dei moduli per consulenza. Esplorano la situazione precisa del potenziale cliente, la soluzione attuale, cosa non funziona, cosa significa successo per lui, i limiti di budget, i tempi e chi altro deve dare l'approvazione. Sono le informazioni che il tuo team commerciale usa per decidere se andare avanti e come presentare la tua soluzione.
I moduli conoscitivi funzionano quando sembrano una conversazione, non un interrogatorio. I migliori usano il modulo come strumento durante la chiamata per prendere appunti mentre parli, non come ostacolo all'inizio della conversazione.
Le differenze principali tra moduli per consulenza e per chiamata conoscitiva
I moduli per consulenza sono il filtro all'ingresso. Rispondono a "Vale la pena incontrare questa persona?" I moduli conoscitivi sono il qualificatore. Rispondono a "Vale la pena inseguire questa trattativa?"
Un modulo per consulenza sta sul tuo sito prima che l'incontro sia prenotato. Qualcuno lo compila, poi vede il tuo calendario. Un modulo conoscitivo arriva dopo che l'incontro è fissato, ma prima o durante la chiamata. Un potenziale cliente può saltare il modulo per consulenza e prenotare direttamente (alcuni team non lo usano), ma il modulo conoscitivo fa parte del tuo processo di vendita.
I moduli per consulenza sono di solito brevi. Da cinque a otto domande al massimo. Il potenziale cliente sta per entrare nel tuo calendario, quindi vuole andare avanti. Troppe domande prima della prenotazione uccidono il completamento del modulo. I moduli conoscitivi possono essere più lunghi perché il potenziale cliente si è già impegnato per una chiamata. Risponderà a 15 o 20 domande se lo aiuta a prepararsi.
I moduli per consulenza riguardano la persona. I moduli conoscitivi riguardano l'opportunità. Un modulo per consulenza chiede "Chi sei e qual è la tua situazione generale?" Un modulo conoscitivo chiede "Raccontaci tutto di questo progetto specifico così sappiamo come aiutarti."
Quando usare un modulo per consulenza
Usa un modulo per consulenza se vuoi controllare il tuo calendario. Se chiunque può prenotare il tuo tempo, finisci con chiamate una dopo l'altra con persone non adatte. Un modulo per consulenza davanti al calendario di prenotazione lo evita.
Usa un modulo per consulenza se i tuoi servizi costano molto. Se chiedi $10,000+ per un progetto o il tuo canone è alto, un potenziale cliente dovrebbe rispondere a domande di qualificazione prima di bloccare il tuo tempo. Deve aspettarsi di fornire informazioni prima di prenotare, e tu devi aspettarti di valutare se è adatto prima di accettare l'incontro.
Usa un modulo per consulenza se hai più servizi e devi indirizzare le persone a quella giusta. Un modulo per consulenza può chiedere "Che cosa stai cercando di risolvere?" e in base alla risposta indirizzare al tuo web designer, al tuo stratega di marketing o al tuo sviluppatore. Indirizzare i calendari fa risparmiare tempo amministrativo.
Usa un modulo per consulenza se vuoi ridurre le assenze. Quando qualcuno compila un modulo per consulenza con dei dettagli, si è investito nel processo. Le assenze calano quando le persone devono dare informazioni prima di prenotare.
Quando usare un modulo per chiamata conoscitiva
Usa un modulo per chiamata conoscitiva se il tuo team commerciale ha bisogno di informazioni coerenti per valutare le opportunità. Un modulo raccoglie gli stessi dati da ogni potenziale cliente, così puoi confrontare cose paragonabili in tutta la tua pipeline.
Usa un modulo per chiamata conoscitiva se hai una soluzione complessa con molte configurazioni possibili. Il tuo team commerciale deve capire la situazione specifica del potenziale cliente per sapere cosa proporre. Un modulo conoscitivo raccoglie le informazioni necessarie per presentare l'offerta nel modo giusto.
Usa un modulo per chiamata conoscitiva se il tuo ciclo di vendita è lungo e le decisioni sono complesse. Le vendite B2B con più interlocutori, budget alti e lunghi tempi di implementazione hanno bisogno di moduli conoscitivi per raccogliere subito i processi di approvazione del budget, i vincoli di tempo e le informazioni sui decisori.
Usa un modulo per chiamata conoscitiva se vuoi seguire il tuo processo di vendita in modo sistematico. Un modulo conoscitivo diventa parte del flusso del tuo CRM. Ogni opportunità ha gli stessi campi raccolti, così puoi fare report sul flusso delle trattative, sui tassi di qualificazione e sulla velocità di vendita.
Struttura del modulo per consulenza e strategia dei campi
Un modulo per consulenza non dovrebbe mai superare le 8 domande. Il visitatore è a un clic dal prenotare il tuo calendario. Ogni campo in più ti costa dei completamenti. Un visitatore abbandona un modulo di 15 campi e trova un concorrente più facile da raggiungere.
L'obiettivo è raccogliere solo le informazioni che ti servono per decidere se accettare l'incontro. Se non ti serve la risposta per prendere quella decisione, elimina il campo.
Campi essenziali del modulo per consulenza
1. Nome e contatti. Parti sempre da nome, email e telefono. Non sono negoziabili.
2. Che cosa ti porta qui? Usa una domanda aperta breve come "Quale problema stai cercando di risolvere?" oppure "Che cosa vuoi ottenere?" Ti dice se sono adatti. Se la risposta non è in linea con ciò che fai, puoi rifiutare l'incontro nella tua risposta via email.
3. Tempi. Chiedi "Quando vorresti iniziare?" oppure "Quanto è urgente per te?" Usa un menu a tendina con opzioni come "Il prima possibile", "Entro 30 giorni", "Da 3 a 6 mesi", "Sto solo valutando". Così escludi chi è ancora nella fase di ricerca, se vuoi incontrare solo persone pronte a muoversi presto.
4. Budget o fascia di investimento. Chiedi "In quale fascia di budget stai ragionando?" È scomodo da chiedere ma essenziale. Usa fasce, non campi aperti ($5K-10K, $10K-25K, $25K-50K, $50K+). Le persone lo compilano in modo più sincero che in un campo di testo libero, e ottieni dati confrontabili. Se qualcuno cerca una soluzione da $500 e il tuo minimo è $5,000, sapendolo subito risparmiate tempo entrambi.
5. Domanda su autorità e decisore. Chiedi "Sei tu il principale decisore per questo progetto?" oppure "Chi altro sarà coinvolto in questa decisione?" Se la risposta è "Devo avere l'approvazione del mio capo", sai che il ciclo di vendita è più lungo. Se devono approvare più persone, la tua consulenza potrebbe diventare una chiamata di gruppo o richiedere il consenso di persone che non erano nella conversazione iniziale.
6. Provenienza. Chiedi "Come ci hai conosciuto?" È un dato di marketing. Scopri quali canali portano contatti qualificati. Se Google porta potenziali clienti con budget importanti e i passaparola portano curiosi, ottimizzi in modo diverso la spesa di marketing.
7. Settore o tipo di azienda. Chiedi "In quale settore lavori?" oppure "Che tipo di attività hai?" Se ti specializzi in certi settori, ti aiuta a indirizzare alla persona giusta o ad adattare il tuo approccio durante la chiamata.
8. Contesto aggiuntivo (facoltativo). Chiedi "C'è altro che vuoi farci sapere prima della chiamata?" Questo campo è facoltativo. Raccoglie tutto ciò che non rientra nei campi strutturati ma potrebbe essere importante per il tuo team.
Cosa NON chiedere in un modulo per consulenza
Non fare domande sulla tua soluzione. "Quanti membri ha il tuo team?" oppure "Quale piattaforma usi adesso?" possono servire alla tua presentazione, ma non servono a decidere se accettare l'incontro. Chiedile durante la chiamata, non nel modulo.
Non fare più varianti della stessa domanda. "Qual è la sfida più grande che affronti?" e poi "Parlaci di altre sfide" sono due campi aperti che chiedono la stessa cosa. Scegline uno.
Non chiedere informazioni dettagliate che interessano solo al tuo team commerciale. "Descrivi la tua configurazione tecnica" o "Parlaci del tuo flusso di lavoro attuale" vanno in un modulo conoscitivo usato durante o prima di una chiamata, non nel modulo di prenotazione. Stai cercando di farli prenotare, non di fargli fare un audit tecnico prima di incontrarti.
Struttura del modulo per chiamata conoscitiva e campi strategici
Un modulo per chiamata conoscitiva può gestire più campi perché il potenziale cliente si è già impegnato per la chiamata. Puoi fare da 15 a 20 domande se sono ben organizzate e facili da rispondere. Ma più domande significano comunque meno completamenti. Limitati ai campi che contano per il tuo processo di vendita.
Le sezioni principali del modulo conoscitivo
Sezione 1: La situazione. Parti dal capire lo stato attuale del potenziale cliente. Usa domande come "Descrivi la tua situazione attuale", "Cosa non funziona in ciò che hai adesso?" oppure "Raccontaci come lavori oggi." Queste domande aiutano il tuo team a capire con cosa ha a che fare il potenziale cliente. Richiedono tempo per rispondere, ma stanno all'inizio del modulo, prima che arrivi la stanchezza da compilazione.
Sezione 2: L'obiettivo. Chiedi "Che aspetto ha il successo?" oppure "Cosa dovrebbe cambiare perché tu consideri il problema risolto?" È fondamentale. Un potenziale cliente può voler aumentare i ricavi, ridurre i costi, risparmiare tempo o migliorare la qualità. La tua soluzione si adatta in modo diverso a obiettivi diversi. Capire il suo obiettivo dà forma al tuo consiglio.
Sezione 3: I vincoli. Esplora budget, tempi e vincoli tecnici. Chiedi "In quale fascia di budget stai ragionando?" "Per quando ti serve?" "Ci sono vincoli tecnici che dovremmo conoscere?" Sono i limiti rigidi che decidono se la tua soluzione è praticabile.
Sezione 4: Il processo decisionale. Chiedi "Chi altro deve approvare?" "Quali sono i tempi della decisione?" "Cosa ti servirebbe vedere per andare avanti?" Queste domande rivelano se stai parlando con un decisore o con un influenzatore, quanto sarà lungo il ciclo di vendita e in quale fase si trova la trattativa.
Sezione 5: La situazione attuale. Chiedi "Quali strumenti o fornitori usi adesso?" "Quanto spendi attualmente per questo?" Queste domande ti aiutano a capire la tua posizione rispetto alla concorrenza e il costo di passaggio che affronta il potenziale cliente.
Cellulare e considerazioni pre-chiamata
Alcuni potenziali clienti compilano i moduli conoscitivi dal telefono nei cinque minuti prima dell'inizio della chiamata. Altri li completano da computer il giorno prima. Il tuo modulo deve funzionare in entrambi i casi. Tieni brevi i campi di testo. Se possibile, non chiedere risposte lunghe come un tema. Usa valutazioni, menu a tendina o scelta multipla quando puoi. Chi compila da cellulare non dovrebbe scrivere tre paragrafi su uno schermo minuscolo.
Per i moduli conoscitivi inviati prima della chiamata, aggiungi una nota: "Lo useremo come riferimento durante la nostra conversazione. Ci aiuta a prepararci a parlare di ciò che conta di più per te." Così il modulo appare collaborativo, non invadente.
Posizione del modulo per consulenza e integrazione con la prenotazione
Un modulo per consulenza sta tra la tua landing page e il tuo calendario di prenotazione. Qualcuno clicca "Prenota una consulenza" o "Prenota un incontro", compila il modulo e poi vede il tuo calendario con gli orari disponibili.
La maggior parte dei team usa strumenti di calendario che permettono di filtrare in base al modulo. Puoi impostare regole come "Mostra la disponibilità solo se il budget supera $10K" oppure "Indirizza alla persona A se ha scelto il servizio X". Questa automazione evita al tuo team di rivedere i moduli e bloccare a mano i calendari.
Se il tuo strumento di calendario non supporta il filtro tramite modulo, hai due opzioni. Rivedere i moduli e approvare o negare a mano l'accesso alla prenotazione, oppure creare un modulo intelligente che invia link di prenotazione diversi in base alle risposte del potenziale cliente. Se risponde "Mi serve aiuto con X", lo mandi al calendario del tuo specialista X. Se risponde "Mi serve aiuto con Y", lo mandi al calendario del tuo specialista Y.
Il modulo dovrebbe comparire nella stessa pagina o subito dopo il clic sulla CTA, non nascosto in una pagina separata. Meno passaggi ci sono tra "voglio prenotare" e "posso prenotare", più alta è la conversione. Un percorso di tre pagine (clic sulla CTA, modulo, calendario) è accettabile. Un percorso di cinque pagine (clic sulla CTA, modulo, revisione, conferma, calendario) uccide i completamenti.
Tempi del modulo conoscitivo e integrazione nel processo di vendita
Alcuni team inviano il modulo conoscitivo 24 ore prima della chiamata fissata, con un messaggio come "Per aiutarci a prepararci, puoi compilarlo prima del nostro incontro?" Così il tuo team ha il tempo di leggerlo e arrivare preparato.
Altri team lo fanno compilare durante la chiamata. Il tuo commerciale è in chiamata e prende appunti, e il modulo è solo un sistema strutturato per gli appunti. Il modulo diventa gli appunti della chiamata. Funziona quando il modulo è pensato per essere compilato durante la conversazione, non per essere risolto come un compito a casa.
Alcuni team usano i moduli conoscitivi come raccolta asincrona prima della chiamata. I potenziali clienti lo compilano mentre sono in lista d'attesa e il tuo team lo rivede prima di far partire la chiamata. Così il tuo commerciale non parla mai con un contatto che non ha preparato.
Qualunque tempistica scegli, stabilisci le aspettative fin dall'inizio. Se invii un modulo prima della chiamata, faglielo sapere quando mandi l'invito del calendario. "Inviamo un breve modulo pre-chiamata per prepararci. Richiede circa 10 minuti." Non sorprenderli con un modulo lungo la sera prima della chiamata.
Qualificare i contatti senza fare troppo da guardiani
Un modulo per consulenza filtra i contatti, ma può anche spaventare i buoni potenziali clienti. Se il tuo modulo dà l'impressione che tu stia decidendo se vale la pena incontrarli prima che abbiano la possibilità di spiegarsi, troveranno un concorrente più accessibile.
L'equilibrio sta nel chiedere abbastanza informazioni per qualificare senza chiederne così tante da sembrare invadente. Le domande su budget e tempi sono legittime. Aiutano sia te sia il potenziale cliente a capire se ha senso. Ma chiedere un audit tecnico dettagliato o un'analisi completa dell'attività prima che ti incontrino sembra lavoro, non conversazione.
I migliori moduli per consulenza includono una frase come "Facciamo queste domande per prepararci alla nostra conversazione e assicurarci che sia la scelta giusta per entrambi." Così il modulo appare come una qualificazione reciproca, non un controllo a senso unico.
Per i moduli conoscitivi, presentali nello stesso modo. "Queste domande ci aiutano a capire la tua situazione specifica per esplorare come possiamo aiutarti al meglio." È vero e sembra collaborativo invece che invadente.
Aumentare il tasso di completamento del modulo per consulenza
Un modulo per consulenza con 8 domande dovrebbe avere un tasso di completamento del 70-80 percento se è posizionato bene e sembra necessario. Se il tuo tasso è sotto il 60 percento, qualcosa nel modulo crea attrito.
I punti di attrito più comuni sono troppi campi, domande poco chiare o domande su budget e autorità che sembrano invadenti. Se i potenziali clienti abbandonano alla domanda sul budget, eliminala o riformulala. "In quale fascia di budget stai ragionando?" sembra meno invasiva di "Quanto sei disposto a spendere?" La prima è collaborativa. La seconda sembra un test.
Rendi visibile l'avanzamento. Se il tuo modulo ha più passaggi o sezioni, mostra "Passaggio 1 di 3" così il potenziale cliente sa che non è davanti a un modulo infinito. Un potenziale cliente può completare un modulo di tre passaggi ma abbandonare un modulo di una sola pagina con 15 campi, perché la pagina unica sembra troppo.
Tieni al minimo i campi obbligatori. Segna come obbligatori solo i campi davvero essenziali. Se qualcuno salta il campo "settore", puoi comunque avere una buona chiamata. Se salta il numero di telefono, non puoi raggiungerlo. I campi obbligatori dovrebbero essere nome, email, descrizione del problema e tempi. Tutto il resto può essere facoltativo.
Prova il modulo su cellulare prima del lancio. Se i campi sono stretti o difficili da toccare, il completamento cala. I campi dovrebbero essere alti almeno 44 pixel, così un pollice può toccarli con precisione. Le etichette vanno sopra i campi, non di lato.
Aumentare il tasso di completamento del modulo conoscitivo
I moduli conoscitivi vengono completati meno dei moduli per consulenza perché chiedono più profondità. Un modulo conoscitivo con 15 domande può avere un completamento del 50-70 percento. Se il tuo è sotto il 50 percento, le persone abbandonano prima di finire.
Ciò che più affossa il completamento sono i campi di testo aperti. Ogni domanda che richiede di scrivere un paragrafo riduce il completamento. Limita le domande aperte a tre al massimo. Per tutto il resto usa valutazioni, menu a tendina, scelta multipla e domande di classifica. Un potenziale cliente risponde a "Valuta la tua situazione attuale da 1 a 5" più in fretta di quanto scriva un paragrafo per descriverla.
Raggruppa le domande affini con intestazioni di sezione chiare. Un potenziale cliente vede "Sezione 1: La situazione" e sa che tipo di domande aspettarsi. Senza intestazioni, saltare tra argomenti sembra caotico e le persone abbandonano.
Fai le domande in ordine di importanza. Se le tre domande più importanti sono alla fine e un potenziale cliente abbandona dopo le prime cinque, perdi i dati che ti interessano di più. Parti dalle domande a priorità più alta.
Per i moduli inviati prima di una chiamata, fai seguire una telefonata o un messaggio se qualcuno non lo completa. "Ti abbiamo inviato un modulo per aiutarci a prepararci. Possiamo aiutarti con qualche domanda?" Un piccolo promemoria riporta dal 20 al 30 percento delle persone che avevano iniziato ma non finito.
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