Dopo ogni invio di un modulo probabilmente vuoi che succeda qualcosa. Vuoi inviare un'email, creare un contatto nel CRM, registrare i dati in un foglio di calcolo, aggiornare un sistema di magazzino. Ma il tuo strumento per moduli potrebbe non avere un'integrazione già pronta per ogni sistema che usi. Qui entrano in gioco i webhook.
Questo articolo spiega come funzionano i webhook, cosa puoi automatizzare con loro e come configurarli anche se non sei un tecnico.
Cos'è un webhook e come funziona
Un webhook è un modo per far inviare in automatico i dati dal tuo strumento per moduli a un altro sistema. Invece di copiare e incollare i dati tra un sistema e l'altro, lo fa lo strumento per te.
Ecco il flusso: qualcuno invia il tuo modulo. Il tuo strumento per moduli riceve la risposta. Invece di fermarsi lì, invia quei dati a un URL del webhook che gli indichi. Quell'URL è collegato a un altro sistema (può essere una tua applicazione personalizzata, un servizio di terze parti, un foglio di calcolo e così via). Il webhook consegna i dati a quel sistema. Il sistema li riceve e ci fa qualcosa (crea un record, invia un'email, aggiorna un magazzino e così via).
Tutto questo avviene in pochi secondi. Nessun lavoro manuale.
Webhook e integrazioni native
Molti strumenti per moduli hanno integrazioni native con i CRM e le piattaforme email più diffusi. Clicchi un pulsante, ti autentichi e hai finito. Sono più facili perché sono già pronte.
I webhook sono diversi. Sono flessibili ma richiedono più configurazione. In pratica dici allo strumento "invia questi dati a questo URL" invece di "invia questi dati al mio CRM" (che è già pronto).
Quando usare i webhook invece delle integrazioni native?
Quando il tuo servizio non è nell'elenco delle integrazioni native: il tuo strumento si integra con un CRM diffuso ma non con il tuo CRM personalizzato. Usa un webhook.
Quando ti serve una logica personalizzata: non vuoi solo inviare i dati così come sono. Vuoi trasformarli, filtrarli o combinarli con altri dati. I webhook te lo permettono.
Quando vuoi collegarti a sistemi interni: la tua azienda ha un'applicazione personalizzata o un database interno che non è un servizio pubblico. Un webhook può inviarle i dati del modulo.
Usi comuni dei webhook
Inviare dati a un'applicazione personalizzata
Hai creato un tuo sistema per gestire i moduli o hai uno strumento interno personalizzato. Un webhook invia le risposte alla tua applicazione, che le elabora come vuoi tu.
Creare notifiche in una chat del team
Quando qualcuno invia un modulo, manda in automatico un messaggio al canale di chat del tuo team. Il team riceve una notifica immediata senza dover controllare lo strumento per moduli.
Aggiornare un foglio Google Sheets o un altro foglio di calcolo
Ogni risposta aggiunge in automatico una riga a un foglio di calcolo. Hai un registro in tempo reale di tutte le risposte senza doverle aggiungere a mano.
Registrare i dati in un database personalizzato
Invia i dati dei moduli a un database che controlli tu. Tieni copie complete di tutto per i tuoi archivi o per analisi personalizzate.
Inviare SMS o messaggi di testo
Quando qualcuno invia un modulo, mandagli in automatico un SMS di conferma. Oppure manda un SMS al tuo team.
Creare attività o ticket
Quando qualcuno chiede assistenza con un modulo, crea in automatico un ticket nel tuo sistema di assistenza. Quando qualcuno chiede una demo, crea un'attività per il tuo team vendite.
Caricare file su un archivio cloud
Quando qualcuno carica un file con il tuo modulo, salvalo in automatico su Google Drive o su un altro archivio cloud.
Come configurare un webhook (senza essere tecnici)
Se non sei uno sviluppatore, non devi creare un webhook da zero. Usa un servizio di automazione senza codice che gestisce i webhook per te.
Usare uno strumento di automazione (il modo facile)
Uno strumento di automazione è un servizio senza codice. Non scrivi nessun codice. Clicchi pulsanti e configuri regole.
Passo 1: nello strumento di automazione, crea una nuova automazione. Scegli il tuo strumento per moduli come trigger ("quando un modulo viene inviato").
Passo 2: autorizza il tuo strumento per moduli. Accedi con le credenziali del tuo strumento.
Passo 3: scegli il tuo modulo e quali risposte devono attivare l'automazione (tutte, oppure solo alcune in base a condizioni).
Passo 4: scegli l'azione. Cosa deve succedere quando un modulo viene inviato? "Aggiungere una riga a Google Sheets"? "Inviare un messaggio in chat"? "Creare un lead nel CRM"? La maggior parte degli strumenti di automazione supporta centinaia di azioni.
Passo 5: associa i campi. Collega i campi del modulo ai campi dell'azione (email del modulo = email della chat, messaggio del modulo = messaggio della chat e così via).
Passo 6: provalo. Invia un modulo di prova e verifica che l'azione sia avvenuta.
Capire il formato dei dati di un webhook
Quando un webhook invia dati, usa un formato standard chiamato JSON. Non devi capire il JSON per usare i webhook con uno strumento di automazione, ma se crei un webhook personalizzato lo vedrai.
JSON vuol dire semplicemente che i dati sono organizzati in coppie: nome del campo = valore. Per esempio: "email" = "jane@example.com", "name" = "Jane Smith", "message" = "I'm interested in pricing".
La maggior parte dei servizi webhook lo interpreta per te in automatico. Tu vedi i dati in un formato leggibile.
Affidabilità dei webhook e gestione degli errori
Cosa succede se il tuo webhook fallisce? Se il sistema ricevente è spento quando lo strumento per moduli prova a inviare i dati?
I buoni sistemi di webhook riprovano. Ritentano se il primo tentativo fallisce. Di solito riprovano alcune volte nell'arco di minuti o ore. Se tutti i tentativi falliscono, registrano l'errore, così puoi vedere cosa è successo e riprovare a mano.
Per questo è importante provare. Prova la configurazione del webhook con l'invio di un modulo di prova. Assicurati che i dati arrivino davvero a destinazione prima di attivarlo per le risposte vere.
Come WEMASY gestisce i webhook
WEMASY supporta i webhook su tutti i moduli. Puoi indicare un URL webhook personalizzato e WEMASY gli invierà in automatico i dati delle risposte. WEMASY si integra anche direttamente con gli strumenti di automazione, così puoi impostare automazioni senza scrivere codice per i webhook. Configura i webhook nelle impostazioni del tuo modulo WEMASY oppure controlla la pagina dei prezzi per vedere quali integrazioni sono incluse nel tuo piano.