La fattura è partita il primo del mese. Il quindici, ancora niente. Hai scritto una email secca con "PAGAMENTO SCADUTO", l'hai cancellata e hai lasciato il saldo lì un'altra settimana, per evitare una conversazione imbarazzante.
Il messaggio di sollecito di pagamento esiste proprio per quel momento. È una comunicazione di seguito, inviata quando un cliente deve del denaro per una prenotazione, un servizio o un ordine e la scadenza è passata o si avvicina. Fatto bene, recupera ricavi e mantiene il rapporto. Fatto male, suona come una minaccia di recupero crediti e perdi il cliente. Ecco come scrivere un sollecito di pagamento che ottiene una risposta.
Cosa deve includere un messaggio di sollecito di pagamento
Richiama la transazione originale. Numero di fattura, numero di prenotazione, data del servizio e importo dovuto aiutano il cliente a collegare il sollecito ai suoi documenti.
Indica chiaramente la scadenza. "Il pagamento era dovuto entro il 1 marzo" oppure "L'acconto di $150 va versato prima dell'appuntamento del 5 aprile" toglie ogni ambiguità.
Spiega le conseguenze senza minacciare. "La tua prenotazione potrebbe essere liberata se il pagamento non arriva entro venerdì" è un fatto. Gli avvisi tutti in maiuscolo sembrano ostili.
Offri un modo semplice per pagare. Un solo link o un solo canale per rispondere. L'attrito al momento del pagamento è il motivo per cui tanti solleciti vengono ignorati.
Come scrivere il testo di un sollecito di pagamento
Usa una sequenza in tre passaggi. Un promemoria cordiale prima della scadenza, un avviso nel giorno della scadenza e un ultimo sollecito prima di annullare una prenotazione o passare a un'azione interna. Ogni messaggio dovrebbe suonare un po' più diretto, senza diventare aggressivo.
Messaggio prima della scadenza: "Ciao Alex, un promemoria cordiale: l'acconto di $200 per l'evento del 12 maggio scade il 28 aprile. Paga qui: [link]. Rispondi se hai domande."
Messaggio nel giorno della scadenza: "L'acconto per l'evento del 12 maggio era dovuto ieri. Completa il pagamento entro la fine della settimana per mantenere la prenotazione: [link]."
Avviso finale: "Non abbiamo ricevuto il tuo acconto per l'evento del 12 maggio. Il pagamento è richiesto entro venerdì, altrimenti libereremo il tuo posto. Contattaci se devi modificare la prenotazione."
Personalizza con il nome del cliente e i dettagli precisi della prenotazione. I modelli generici "devi dei soldi" sembrano automatici nel modo peggiore.
L'impostazione di acconti e pagamenti si collega al modulo due, in come configurare un gateway di pagamento per le prenotazioni. I pagamenti completati attivano un altro tipo di messaggio, trattato in modelli di email di conferma ordine.
Scelta del canale e dei tempi
La email funziona per le fatture dettagliate con righe e link di pagamento. Crea una traccia scritta che entrambe le parti possono consultare.
L'SMS funziona per brevi solleciti di acconto legati a un appuntamento vicino. Resta entro una schermata e rimanda a una pagina di pagamento adatta al telefono.
Invia i promemoria prima della scadenza da 3 a 5 giorni prima del termine. Molti clienti pagano in ritardo solo perché la scadenza è uscita dalla loro attenzione, non perché rifiutino.
Ferma subito i solleciti quando il pagamento risulta incassato. Niente confonde il cliente più in fretta di un avviso di scaduto che arriva dopo che ha già pagato.
Quando un tono più morbido è adatto al tuo pubblico o l'importo è piccolo, il prossimo capitolo, come scrivere un sollecito di pagamento gentile, tratta formule che mantengono la buona volontà e spingono comunque ad agire.
Domande frequenti
Quanti solleciti di pagamento devo inviare?
Tre contatti sono una sequenza comune: prima della scadenza, nel giorno della scadenza e avviso finale prima dell'annullamento. Più di quattro messaggi senza risposta di solito significano che al cliente serve una telefonata, non un'altra email.
I solleciti devono citare le penali per il ritardo?
Indica le penali per il ritardo solo se le tue regole le prevedono davvero e il cliente le ha accettate alla prenotazione. Costi a sorpresa in un sollecito danneggiano la fiducia. Rimanda alle condizioni di pagamento pubblicate, invece di inventare penali nel messaggio.
WEMASY può automatizzare i messaggi di sollecito di pagamento?
I flussi di prenotazione e pagamento WEMASY possono attivare messaggi di seguito quando gli acconti restano da pagare. Collega il pagamento sul tuo sito con il creatore di siti, così i solleciti fanno riferimento alla stessa prenotazione creata dal cliente online.
Che differenza c'è tra un sollecito di pagamento e una conferma di prenotazione?
Le conferme provano che una prenotazione esiste e spesso partono subito dopo la prenotazione. I solleciti inseguono il denaro ancora dovuto. Guarda cos'è una conferma di prenotazione per il primo punto di contatto nel percorso del cliente.
Per i pagamenti scaduti conviene chiamare invece di scrivere?
Una telefonata funziona quando l'importo è alto o il cliente non ha aperto tre email. Per i saldi più piccoli inizia con solleciti scritti, così entrambe le parti hanno una traccia chiara di ciò che è stato comunicato.
Quando devo annullare una prenotazione per mancato pagamento?
Indica la soglia di annullamento nel sollecito finale e applica le regole pubblicate in modo coerente. Il modulo quattro tratta la scrittura di regole collegate in come creare un modello di regole di cancellazione.