Sei persone toccano ogni articolo del blog della tua azienda. Nessuno sa chi è responsabile di cosa. Dodici bozze sono bloccate da qualche parte tra «quasi finita» e «in attesa di feedback». Il mese scorso hai pubblicato tre contenuti. Questo mese, zero. Il team è impegnato, ma la filiera è ferma.
Un flusso di creazione dei contenuti risolve il problema definendo esattamente cosa succede in ogni fase, chi fa avanzare il contenuto e quanto tempo dovrebbe richiedere ogni passaggio. Ecco come crearne uno adatto al tuo team che tenga i contenuti in movimento.
Prima mappa il processo attuale
Prima di progettare un nuovo flusso di lavoro, documenta cosa succede davvero oggi. Segui gli ultimi tre contenuti pubblicati dall'idea all'URL online. Annota ogni persona che li ha toccati, ogni ritardo e ogni giro di revisione. Questa mappa sincera mostra dove i contenuti si fermano.
I punti di stallo più comuni sono brief poco chiari, editor mancanti, colli di bottiglia nelle approvazioni e passaggi di pubblicazione che richiedono qualcuno sempre occupato. Il nuovo flusso di lavoro dovrebbe affrontare per primi i due punti di stallo principali.
Definisci le fasi
Parti da cinque fasi di base e aggiungine altre solo se serve. Fase uno: tema approvato e brief scritto. Fase due: prima bozza completata. Fase tre: revisione editoriale e correzioni. Fase quattro: approvazione finale. Fase cinque: pubblicazione e promozione.
Assegna un limite di tempo massimo a ogni fase. Il brief di un articolo del blog dovrebbe richiedere un giorno. Una prima bozza può richiedere da tre a cinque giorni. La revisione dovrebbe richiedere da uno a due giorni. Quando un contenuto supera il limite della sua fase, il responsabile segnala il problema o riassegna il lavoro.
Leggi cos'è un flusso di lavoro dei contenuti per le basi concettuali prima di personalizzare il tuo processo di creazione.
Assegna responsabili e regole di passaggio
Ogni fase ha un responsabile che porta il contenuto alla fase successiva. Il responsabile non fa sempre il lavoro, ma conferma il completamento. Scrivi le regole di passaggio: cosa controlla il responsabile prima di far avanzare il contenuto e quale notifica riceve il responsabile successivo.
Esempio: l'autore segna la bozza come completa solo dopo l'autorevisione e il controllo ortografico. L'editor riceve una notifica con il link alla bozza e il brief dei contenuti originale come riferimento. Passaggi chiari evitano che le bozze restino in sospeso.
Collega il flusso di lavoro al calendario
Aggiorna le etichette di stato del tuo calendario dei contenuti in modo che corrispondano alle fasi del flusso di lavoro. Quando calendario e flusso di lavoro usano le stesse parole, tutti vedono lo stesso quadro. «In revisione» sul calendario significa che in quel momento il contenuto è in mano all'editor.
Pianifica le scadenze a ritroso a partire dalle date di pubblicazione. Se un articolo esce il 15 e la revisione richiede due giorni, la bozza deve essere pronta entro il 12. Se la stesura richiede cinque giorni, il brief deve essere pronto entro il 7. Lavorare a ritroso dalle date di pubblicazione evita le corse dell'ultimo minuto.
Documenta e forma il tuo team
Scrivi il flusso di lavoro in un documento di una pagina che chiunque possa seguire. Includi nomi delle fasi, responsabili, limiti di tempo, regole di passaggio e dove si trovano i file. Condividilo con ogni membro del team e ogni freelance dal primo giorno.
Fai una prova con due o tre contenuti prima di estenderlo del tutto. Annota dove il flusso di lavoro sembra troppo pesante o troppo leggero. Correggi i limiti di tempo e le responsabilità in base ai risultati reali, non agli ideali teorici.
Migliora il flusso di lavoro nel tempo
Rivedi il flusso di lavoro ogni mese. Tieni traccia del tempo medio per fase, del numero di revisioni e delle scadenze mancate. Se la revisione richiede sempre il doppio del tempo stimato, o dai più tempo a quella fase o semplifichi i criteri di revisione.
Esempi di automazione del workflow che aiutano senza complicare troppo le cose sono le notifiche automatiche quando una fase si conclude, i brief modello con i campi standard già compilati e i promemoria a elenco prima della pubblicazione. Parti dalla chiarezza del processo manuale prima di aggiungere automazioni. Un flusso manuale che non funziona non migliora con l'automazione sopra.
Quando il tuo flusso di creazione è avviato, scopri come riutilizzare gli articoli del blog, così ogni contenuto pubblicato genera altri formati senza ripartire da capo con tutto il flusso di lavoro.
Domande frequenti
Quanto tempo serve per creare un flusso di creazione dei contenuti?
Mappare il processo attuale richiede alcune ore. Scrivere il documento del flusso di lavoro e formare il team richiede da uno a due giorni. Calcola da due a quattro settimane di aggiustamenti prima che il flusso diventi naturale.
Qual è il flusso di creazione dei contenuti minimo?
Brief, bozza, revisione, pubblicazione. Quattro fasi bastano per chi lavora da solo o per un team di due persone. Aggiungi le fasi di approvazione e promozione man mano che crescono il team e il volume dei contenuti.
Come gestire i contenuti urgenti fuori dal flusso di lavoro?
Crea un percorso accelerato con meno fasi, non un processo separato. Un contenuto urgente può saltare il brief completo e passare direttamente alla stesura, ma dovrebbe comunque passare dalla revisione prima della pubblicazione. Saltare tutte le fasi garantisce errori.
Il flusso di lavoro dovrebbe includere una revisione legale o di conformità?
Le attività di settori regolamentati dovrebbero aggiungere una fase di conformità prima della pubblicazione. Indica quali tipi di contenuto richiedono la revisione e quali no. Gli articoli del blog di routine possono saltarla, mentre le dichiarazioni sul prodotto e i contenuti finanziari no.
Come misurare l'efficienza del flusso di lavoro?
Segui i giorni medi dal brief alla pubblicazione, il numero di giri di revisione per contenuto e la percentuale di contenuti che rispettano la scadenza del calendario. Le statistiche sui contenuti pubblicati mostrano poi se una produzione più rapida mantiene la qualità.
Qual è l'ultimo passaggio di un flusso di creazione dei contenuti?
La pubblicazione sul tuo sito è l'ultimo passaggio fondamentale, seguita dalla promozione. Il creatore di siti di WEMASY ti permette di formattare, ottimizzare e pubblicare i contenuti, così l'ultima fase del tuo flusso di lavoro avviene dove il tuo pubblico leggerà.