La tua nuova persona riceve un indirizzo con il tuo marchio prima di pranzo del primo giorno, oppure passa una settimana a rispondere da una casella personale mentre qualcuno trova il tempo di sistemare tutto? Il divario tra le due strade è più ampio di quanto molti fondatori immaginino.
Inserire i membri del team nell'email aziendale è la lista di controllo che trasforma una persona appena arrivata in un mittente di fiducia sul tuo dominio. Copre creazione dell'account, configurazione dei dispositivi, installazione della firma, accesso alla casella condivisa e gli standard di etichetta da seguire fin dalla prima risposta. Un processo ripetibile vale più dell'improvvisazione a ogni aumento di persone.
Come inserire i nuovi membri del team nell'email aziendale?
Parti prima della data di inizio. Decidi il formato dell'indirizzo, il livello di permessi e le code condivise di cui il ruolo ha bisogno. Crea l'account e prova un invio prima che la persona acceda. La creazione dell'account segue gli stessi passi sul dominio di come creare indirizzi email sul tuo dominio.
Il primo giorno dovrebbe includere quattro consegne: credenziali di accesso, modello di firma, tempi di risposta attesi per iscritto e link alla guida all'etichetta di regole di etichetta email per i marchi. Il secondo giorno dovrebbe includere un invio di prova a una persona interna che controlla formato e tono.
Cosa va nella lista di controllo di inserimento
1. Configurazione di account e dispositivi
Casella individuale, accesso alla casella condivisa e diritto di inviare come alias per gli eventuali alias di ruolo. Verifica la sincronizzazione su telefono e computer con le indicazioni di cos'è un client di posta.
2. Firma e marchio
Installa il blocco firma approvato con titolo, telefono e link corretti. Gli standard sulle firme sono in coerenza delle firme email nel team.
3. Permessi e sicurezza
Spiega da quali indirizzi può inviare e come segnalare la posta sospetta. Rimanda alla formazione di come riconoscere un'email di phishing.
4. Aspettative sul flusso di lavoro
Definisci come prende in carico le conversazioni nelle code condivise, quando passarle ai livelli superiori e con quale rapidità rispondere. Collega a aspettative sui tempi di risposta alle email.
Conserva la lista dove sia risorse umane sia operations possano usarla senza chiedere al fondatore. Il prossimo capitolo, coerenza delle firme email nel team, approfondisce il passo di marchio che ogni nuova persona completa.
Domande frequenti
Quando una nuova persona deve ricevere un indirizzo email aziendale?
Crea l'indirizzo prima del primo giorno se il ruolo contatta clienti o partner. Aspettare anche solo una settimana favorisce abitudini con l'indirizzo personale, difficili da togliere. WEMASY tiene aggiornati i dati di contatto pubblicati grazie al creatore di siti quando aggiungi personale a contatto con il pubblico.
L'inserimento deve includere un'email di prova?
Una breve prova interna scopre firme rotte, impostazioni di invio come alias sbagliate e problemi di sincronizzazione sul telefono prima che li veda un cliente. Controlla insieme oggetto, firma e indirizzo di risposta. Gli standard di scrittura di come scrivere un'email professionale valgono dal primo invio.
Quali accessi devono ricevere gli stagisti?
Gli stagisti di solito hanno bisogno dell'insieme di permessi più ristretto: sola lettura sulle code condivise o invio come alias su un solo alias, con supervisione. Imposta una data di fine dell'accesso quando termina lo stage. Rispecchia i passi di uscita di ruoli e permessi email.
Come completano la configurazione email le persone che lavorano da remoto?
Seguono la stessa lista di controllo con un video guida per l'installazione del client. Invia le credenziali con un canale sicuro, non in una chat in chiaro. Le abitudini specifiche per il lavoro da remoto sono in email professionale per i team da remoto.
Chi si occupa dell'inserimento email in una piccola azienda?
Operations o il responsabile dell'assunzione dovrebbe gestire la lista, anche se l'account lo crea l'IT. Un unico responsabile evita che i passi si perdano tra i reparti. Indica il responsabile nelle regole email del team.
Cosa succede all'email quando qualcuno se ne va?
Disattiva l'accesso lo stesso giorno, riassegna le conversazioni condivise aperte e imposta un inoltro o una risposta automatica solo se la regola lo consente. Non lasciare mai attivi account dormienti. Gli schemi di email di assenza per l'azienda aiutano durante i passaggi pianificati.