L'email di lavoro media viene letta in 15 secondi sul telefono, tra una riunione e l'altra. Un'introduzione di tre paragrafi, due digressioni e una richiesta sepolta non sopravvivono a quel tempo. Chi legge risponde con "Puoi riassumere cosa ti serve?" e ora entrambi perdete più tempo di quanto ne richiedesse il messaggio originale.
Un'email chiara e concisa è un messaggio di lavoro che dichiara subito il suo scopo, usa un linguaggio semplice e include solo i dettagli che servono per rispondere. Conciso non significa freddo o incompleto. Significa che ogni frase si guadagna il suo posto. Ecco come scrivere email che rispettano il tempo di chi legge e ottengono comunque risultati.
Cosa significa chiaro e conciso in un'email?
Chiaro significa che chi legge capisce cosa chiedi senza rileggere. Conciso significa che lo dici con meno parole possibile, purché abbia ancora senso. Insieme producono messaggi che ricevono risposte più rapide e meno domande di chiarimento.
La chiarezza parte da uno scopo per email. Se hai due richieste che non c'entrano l'una con l'altra, invia due messaggi. Mescolare argomenti in una sola email ritarda entrambe le risposte e rende il messaggio più difficile da scorrere.
Come scrivere un'email chiara e concisa
Costruisci l'email attorno alle esigenze di chi legge, non attorno al tuo ragionamento. Non servono tutti i passaggi che ti hanno portato a una conclusione. Servono la conclusione e l'azione che ti aspetti.
1. Parti dal punto principale
Metti lo scopo nella prima frase dopo il saluto. "Ho bisogno della tua approvazione sul contratto allegato entro giovedì" è chiaro. Tre frasi di contesto prima della richiesta no. Aggiungi il contesto dopo il punto principale, non prima.
2. Usa paragrafi brevi e parole semplici
Limita i paragrafi a due o quattro frasi. Sostituisci il gergo con parole di tutti i giorni. Scrivi "iniziare" invece di "intraprendere" e "usare" invece di "avvalersi". Le frasi brevi hanno in media 12-16 parole. Se una frase supera le 25 parole, dividila.
3. Taglia riempitivi e ripetizioni
Elimina le frasi che non aggiungono informazioni. "Volevo solo scriverti per dirti che" può diventare "Ho una domanda su". Rimuovi i punti ripetuti. Se hai indicato una scadenza nell'oggetto, non servono tre promemoria nel testo.
4. Usa elenchi per più elementi
Quando hai tre o più punti, usa un elenco numerato o puntato. Gli elenchi si scorrono più facilmente dei paragrafi lunghi. Inoltre permettono a chi legge di rispondere punto per punto.
Tecniche di revisione per accorciare le email
Scrivi la bozza, poi leggila una volta con una sola domanda in mente. Cosa posso togliere senza perdere significato? Taglia almeno il 20 percento dalla prima bozza. La maggior parte delle prime bozze contiene riempitivi che a chi legge non servono.
Rileggi il messaggio sul telefono prima di inviarlo. Se devi scorrere più di due volte per arrivare all'invito all'azione, è troppo lungo. Abbina una scrittura concisa a un oggetto efficace, come quelli di oggetti per email professionali, così chi legge sa cosa aspettarsi prima di aprire.
Anche le email concise hanno bisogno di una struttura corretta. Mantieni saluto, frase di chiusura, formula di congedo e firma. Il capitolo come scrivere un'email professionale spiega lo schema completo. Le buone abitudini di buone pratiche per le email aziendali dei brand rafforzano gli stessi principi in tutto il tuo team.
Questo capitolo chiude il modulo sulla scrittura. Ora hai indicazioni su struttura, aperture, chiusure, formule di congedo e oggetti. Metti tutto insieme con un indirizzo del tuo brand, come spiegato in come creare indirizzi email sul tuo dominio, e con gli standard di galateo dei moduli precedenti.
Domande frequenti
Quanto deve essere breve un'email di lavoro?
La maggior parte delle email di lavoro dovrebbe stare in 100-200 parole. Gli argomenti complessi possono richiederne di più, ma ogni frase in più deve guadagnarsi il suo posto. WEMASY ti aiuta a comunicare un brand chiaro online con il creatore di siti, e le tue email dovrebbero essere altrettanto dirette.
Essere conciso fa sembrare scortesi le mie email?
Conciso e scortese non sono la stessa cosa. Puoi essere breve e cortese mantenendo il saluto, usando per favore e grazie dove viene naturale e chiudendo con una formula di congedo rispettosa.
Devo mettere tutti i dettagli in un'unica email o dividerli?
Includi i dettagli di cui chi legge ha bisogno per agire, ma salta il contesto che conosce già. Se la tua email riguarda due decisioni separate, dividila in due messaggi, così ciascuno resta mirato.
Quali parole devo tagliare per prime quando rivedo un'email?
Taglia i riempitivi come volevo solo, come ti ho detto e come sai. Rimuovi gli avverbi che non cambiano il significato. Sostituisci le frasi lunghe con alternative più corte.
Gli elenchi puntati sono professionali nelle email di lavoro?
Gli elenchi puntati sono professionali e rendono più facili da scorrere le informazioni complesse. Usali per elenchi di tre o più elementi, passaggi da eseguire o opzioni tra cui chi legge deve scegliere.
Come posso insegnare al mio team a scrivere email più chiare?
Condividi esempi prima e dopo nella guida di stile interna. Indica ai colleghi esempi di email professionali e fissa lo standard che ogni messaggio dichiari il suo scopo nel primo paragrafo.