I problemi di inventario si accumulano in silenzio. Un riordino mancato qui, un prodotto venduto in eccesso là, e in poco tempo ti ritrovi a fare rimborsi, a scrivere email di scuse e a vedere i clienti abituali andare altrove. Mettere in piedi presto un sistema affidabile costa molto meno che rimediare ai danni dopo che si è rotto.
Cos'è la gestione dell'inventario per un negozio online?
La gestione dell'inventario è il processo di tracciare quante unità di ogni prodotto hai a disposizione, quanto in fretta si vendono, quando riordinare e cosa succede alle scorte quando gli ordini entrano e escono. Per un negozio online include anche mantenere accurate le quantità di scorte mostrate nel negozio, così gli acquirenti non comprano mai qualcosa che non puoi spedire.
Nella sua forma più semplice, la gestione dell'inventario e-commerce risponde a quattro domande in ogni momento. Quanto ne hai? Dov'è? Quanto in fretta si muove? Quando te ne serve ancora? Un negozio che sa rispondere in modo affidabile a tutte e quattro ha una gestione dell'inventario funzionante. Un negozio che non sa rispondere in modo costante lavora con punti ciechi che alla fine gli costeranno una vendita.
La posta in gioco online è diversa che in un negozio fisico. In un negozio fisico, un acquirente può vedere uno scaffale vuoto. Online può completare il checkout su un prodotto che non hai. Questa è una vendita in eccesso, e rimediare è peggio di una vendita mancata. Comporta un rimborso, una spiegazione e un cliente deluso che ora deve riordinare qualcosa che pensava fosse già sistemato.
Come funziona il monitoraggio dell'inventario?
Il monitoraggio dell'inventario parte da un conteggio. Ogni prodotto del tuo catalogo ha una quantità di scorte associata. Quando un acquirente fa un ordine, quella quantità diminuisce. Quando ricevi nuova merce, aumenta. Il sistema che gestisce tutto questo in tempo reale è il monitoraggio dell'inventario.
Il monitoraggio manuale usa un foglio di calcolo o un registro scritto. Ogni vendita viene registrata, ogni consegna viene aggiunta e il conteggio corrente viene aggiornato a mano. Per negozi molto piccoli con pochi codici articolo (SKU), funziona. Si rompe quando il volume degli ordini aumenta, quando i prodotti hanno più varianti o quando vendi su più di un canale e le scorte devono aggiornarsi in più posti insieme.
Il monitoraggio automatico, integrato nella maggior parte dei sistemi e-commerce, aggiorna le quantità in tempo reale man mano che arrivano gli ordini. Un acquirente compra una maglietta rossa taglia media. Il sistema sottrae subito uno dal conteggio di quella variante. Se le scorte scendono a zero, il prodotto viene segnato come non disponibile o esaurito in automatico. Nessun passaggio manuale. È l'approccio standard per qualsiasi negozio con più di una manciata di prodotti.
Cos'è un punto di riordino e come lo fissi?
Un punto di riordino è il livello di scorte a cui fai partire un nuovo ordine al fornitore. Non è zero. Quando le scorte arrivano a zero hai già perso delle vendite. Il punto di riordino è fissato abbastanza in alto da far arrivare la nuova merce prima che tu finisca.
Calcolare un punto di riordino richiede due dati. Primo, il tasso medio di vendita giornaliera di quel prodotto. Secondo, il tempo di consegna del fornitore, cioè quanti giorni passano dal momento in cui fai l'ordine a quello in cui ricevi la merce. Moltiplica i due numeri e hai il livello minimo di scorte a cui devi riordinare per evitare un buco.
Aggiungi in più un margine di sicurezza. I tempi di consegna dei fornitori non sono sempre precisi. Una spedizione che doveva arrivare in sette giorni a volte ne impiega dieci. La scorta di sicurezza sono le unità in più che ti coprono se il fornitore è in ritardo o se le vendite salgono all'improvviso. Un approccio comune è aggiungere da tre a cinque giorni di vendite medie come scorta di sicurezza sopra il calcolo base del punto di riordino.
Fissa i punti di riordino per prodotto, non per catalogo. Un best seller che si muove in fretta ha bisogno di un punto di riordino molto più alto di un articolo di nicchia a lenta rotazione. Rivedi e correggi i punti di riordino in base alle stagioni, perché i tassi di vendita cambiano e il calcolo del riordino deve tenere il passo.
Come eviti le vendite in eccesso?
La vendita in eccesso avviene quando un acquirente compra un prodotto che non puoi evadere perché il tuo sistema mostrava una quantità di scorte più alta di quella reale. Quasi sempre è un problema di sincronizzazione. Il tuo inventario reale e il conteggio del tuo sistema si sono allontanati.
Le cause più comuni sono gli errori manuali, come dimenticare di aggiornare le scorte dopo che resi o merce danneggiata sono stati tolti. Succede anche quando vendi su più canali e una vendita su un canale non aggiorna subito il conteggio su un altro. Una vendita attraverso il tuo negozio e una vendita attraverso un marketplace per lo stesso articolo, se non sono sincronizzate in tempo reale, possono essere elaborate entrambe prima che uno dei due canali aggiorni la quantità disponibile.
Evitare le vendite in eccesso parte da conteggi accurati. Riconcilia l'inventario fisico con il conteggio del sistema con una cadenza regolare. Per i negozi con poco volume basta una volta al mese. Per i negozi con molto volume, ogni settimana o dopo ogni grande consegna. Se vendi su più canali, assicurati che tutti attingano a un'unica fonte di inventario invece di tenere conteggi separati.
Puoi anche impostare un margine di scorte nel sistema. Un margine di due o tre unità fa sì che il tuo negozio mostri un prodotto come esaurito quando ha ancora due o tre unità. È una rete di sicurezza che ti dà il tempo di verificare i conteggi prima che le ultime unità si vendano. Scambia una piccola quota di ricavi potenziali con un rischio molto più basso di vendite in eccesso.
Qual è la differenza tra FIFO e LIFO?
FIFO sta per first in, first out, cioè il primo che entra è il primo che esce. Significa che vendi per prime le scorte più vecchie. LIFO sta per last in, first out, cioè l'ultimo che entra è il primo che esce, e significa che vendi per prime le scorte più nuove.
Per la maggior parte dei prodotti fisici, FIFO è l'approccio corretto. I prodotti che scadono, si deteriorano o passano di moda devono essere venduti nell'ordine in cui sono stati ricevuti, così la merce più vecchia non resta dietro quella più nuova all'infinito. Un marchio alimentare, un marchio di cura della pelle o un marchio di abbigliamento con collezioni stagionali hanno tutti bisogno del FIFO. Il primo lotto ricevuto è il primo lotto spedito.
Il LIFO è usato in alcuni contesti contabili ma raramente è l'approccio operativo giusto per i marchi e-commerce. L'eccezione sono i prodotti il cui stato non si deteriora e per cui la durata di conservazione non conta, come certi beni durevoli o articoli digitali. Anche allora, la maggior parte dei negozi usa il FIFO come impostazione predefinita perché riduce il rischio di tenere merce scaduta o obsoleta.
Come gestisci l'inventario dei prodotti con varianti?
Le varianti sono le combinazioni di taglia, colore, materiale o altre opzioni che creano versioni diverse dello stesso prodotto di base. Una maglietta in cinque colori e quattro taglie è un prodotto con venti varianti. Ogni variante ha il proprio conteggio di scorte, il proprio punto di riordino e il proprio tasso di vendita.
Gestire l'inventario a livello di variante è più lavoro che gestirlo a livello di prodotto, ma è l'unico approccio che evita gli esaurimenti specifici di una variante. Un prodotto che risulta disponibile può essere comunque esaurito nella taglia o nel colore più richiesti. Monitorare le scorte a livello di variante rende visibili quei vuoti prima che un acquirente ci sbatta contro.
Raggruppa i dati delle varianti quando rivedi le decisioni di riordino. Una maglietta rossa in taglia grande può vendere più in fretta della stessa maglietta in taglia extra small. Fissa punti di riordino specifici per le varianti più vendute e accetta che le varianti a bassa vendita si possano gestire con un margine di sicurezza più piccolo. Così riduci il capitale immobilizzato in merce a lenta rotazione senza lasciare scoperte le varianti più vendute.
Come fai un conteggio delle scorte o una verifica dell'inventario?
Un conteggio delle scorte è un controllo fisico di ciò che hai davvero rispetto a ciò che dice il tuo sistema. Il divario tra i due numeri si chiama calo di inventario, e si accumula a causa di resi non elaborati correttamente, merce danneggiata non stornata, furti e semplici errori di conteggio.
Conteggio completo dell'inventario
Un conteggio completo controlla ogni articolo dell'inventario del tuo negozio in una sola volta. È il metodo più accurato e il più impegnativo. Per i negozi con cataloghi grandi, un conteggio completo avviene di solito una o due volte all'anno, spesso alla fine di un periodo finanziario. Richiede di contare ogni prodotto e ogni variante e di riconciliare il risultato con il conteggio del sistema.
Conteggio ciclico
Il conteggio ciclico controlla una parte dell'inventario con una rotazione programmata, invece di tutto insieme. Ogni settimana o mese si conta una sezione diversa del catalogo. Nel corso di un anno, ogni prodotto è stato contato almeno una volta. È meno impegnativo di un conteggio completo e individua le discrepanze prima che si accumulino. È il metodo preferito dai negozi che tengono grandi quantità di merce e non possono fermare l'attività per un conteggio completo.
Controlli a campione
I controlli a campione sono conteggi non programmati di prodotti specifici di alto valore o a rotazione rapida. Vengono avviati da un segnale, come un punto di riordino raggiunto prima del previsto o il reclamo di un cliente su un prodotto segnato come disponibile quando non lo era. I controlli a campione confermano se il conteggio del sistema è accurato per un articolo specifico senza verificare l'intero catalogo.
Cos'è la scorta di sicurezza e quanta ne devi tenere?
La scorta di sicurezza è l'inventario di riserva che tieni sopra il livello operativo minimo per assorbire picchi di domanda inattesi o ritardi di fornitura. È inventario che speri di non dover usare ma che sarai contento di avere quando i tempi di consegna slittano o un prodotto si vende all'improvviso più in fretta del previsto.
La giusta quantità di scorta di sicurezza dipende da quanto è variabile la tua domanda e da quanto sono affidabili i tuoi fornitori. Un prodotto con vendite regolari e prevedibili e un fornitore che consegna sempre in tempo ha bisogno di pochissima scorta di sicurezza. Un prodotto con vendite irregolari o un fornitore con tempi di consegna incostanti ne ha bisogno di più. Calcola la scorta di sicurezza in base al tempo di consegna nel caso peggiore e al tasso di vendita più alto che hai visto in un periodo paragonabile, poi confrontalo con lo scenario medio. Il divario tra il caso peggiore e la media è più o meno la scorta di sicurezza che ti serve.
Tenere troppa scorta di sicurezza immobilizza denaro in inventario fermo invece che in vendita. Tenerne troppo poca crea esaurimenti che ti costano vendite e fiducia degli acquirenti. Rivedi i livelli di scorta di sicurezza dopo ogni periodo di domanda insolita, come una campagna promozionale, un lancio di prodotto o un picco stagionale.
Come gestisci l'inventario durante i saldi o una promozione?
I periodi promozionali comprimono in modo drastico il tasso di vendita dei prodotti interessati. Un prodotto che vende 10 unità a settimana in condizioni normali può venderne 100 nei primi due giorni di un saldo. I sistemi di inventario che funzionano bene con volumi normali possono restare indietro durante un picco se non sono impostati per gestire un'elaborazione rapida degli ordini.
Prima di ogni promozione, rivedi le quantità di scorte di ogni prodotto che prevedi di includere. Fissa limiti prudenti di partecipazione se le scorte sono scarse. È meglio limitare una promozione a un numero preciso di unità che vendere in eccesso e fare rimborsi nel tuo periodo di maggior lavoro.
Dopo la promozione, riconcilia i conteggi prima di riaprire alla normalità. A volte gli ordini promozionali creano un arretrato nell'evasione che ritarda il corretto aggiornamento del conteggio delle scorte. Una riconciliazione dopo la promozione individua quei buchi prima che passino nella normale gestione dell'inventario.
Come WEMASY gestisce l'inventario
Il sistema e-commerce di WEMASY include un monitoraggio dell'inventario integrato con aggiornamenti delle scorte in tempo reale man mano che gli ordini vengono effettuati, conteggi a livello di variante, notifiche di scorte basse e la possibilità di mostrare automaticamente lo stato di esaurito quando l'inventario arriva a zero. Puoi fissare soglie di riordino e consultare i report dell'inventario dalla dashboard del tuo negozio. Scopri cosa è incluso in ogni piano nella pagina dei prezzi. Per vedere meglio come l'inventario si collega alla configurazione dei prodotti, leggi cos'è un catalogo prodotti e come costruirlo.
Letture correlate: Cos'è l'e-commerce? e Come funziona un negozio online?.
Domande frequenti
Qual è il modo migliore per iniziare a monitorare l'inventario se non ho alcun sistema?
Parti da un foglio di calcolo e da un conteggio. Elenca ogni prodotto e variante che tieni, inserisci la quantità attuale di ciascuno e annota il tempo di consegna del fornitore. Registra ogni vendita e ogni consegna. Questo ti dà una base. Quando hai un conteggio di base e un processo per aggiornarlo, vedrai presto dove l'approccio manuale si rompe, di solito il punto in cui diventa necessario un sistema automatico. L'obiettivo della fase manuale è capire il catalogo abbastanza bene da impostare correttamente un sistema automatico. Con il creatore di siti di WEMASY puoi impostarlo direttamente sul tuo negozio.
Come gestisco l'inventario dei prodotti che vendo nel mio negozio e su un marketplace allo stesso tempo?
Vendere su più canali richiede un'unica fonte di verità per l'inventario. Se ogni canale tiene il proprio conteggio, le vendite in eccesso sono quasi inevitabili. Usa un sistema di inventario che sincronizzi le scorte in tempo reale su tutti i canali, così una vendita ovunque riduce subito la quantità disponibile ovunque. Se il tuo sistema e-commerce non lo supporta in modo nativo, l'opzione successiva è un'app di inventario multicanale che collega i tuoi canali a un conteggio condiviso. Vendere su due canali con conteggi di inventario separati sperando che vada bene non è un approccio sostenibile man mano che il volume cresce.
Devo permettere gli ordini in arretrato quando sono esaurito?
Gli ordini in arretrato permettono agli acquirenti di comprare un prodotto che al momento non hai, con una data di evasione quando arrivano le scorte. Possono mantenere i ricavi durante un esaurimento, ma richiedono una comunicazione chiara agli acquirenti sui tempi di attesa previsti. Se offri gli ordini in arretrato, mostra in evidenza la data di spedizione prevista e invia un'email di conferma che ribadisca i tempi. Non offrire mai ordini in arretrato se non sei sicuro di quando arriveranno le scorte. Gli acquirenti che ordinano un articolo in arretrato e poi non ricevono aggiornamenti hanno più probabilità di annullare e di lasciare una recensione negativa rispetto a chi si è sentito dire che il prodotto era semplicemente esaurito.
Come gestisco l'inventario dei prodotti che realizzo io invece di comprarli da un fornitore?
Per i prodotti fatti a mano o su ordinazione, la gestione dell'inventario si concentra sulla capacità produttiva e non sulle scorte di magazzino. Tieni traccia dei materiali e dei componenti che ti servono per fare ogni prodotto, dell'inventario attuale dei materiali e del tuo ritmo di produzione. I punti di riordino valgono per le materie prime, non per i prodotti finiti. Fissa un tempo di consegna realistico per ogni prodotto in base al tempo che impieghi a produrlo e mostra quei tempi agli acquirenti al checkout. Se il volume degli ordini cresce più in fretta della tua capacità produttiva, quel divario è il segnale di inventario più importante della tua attività.
Cos'è la merce invenduta (dead stock) e come la evito?
La merce invenduta (dead stock) è inventario che non si vende e difficilmente si venderà al prezzo attuale. Immobilizza capitale, occupa spazio di stoccaggio e rappresenta un errore di acquisto o di previsione. Per evitarla, compra con prudenza i prodotti nuovi o non ancora provati e aumenta gli ordini solo quando hai dati di vendita reali. Rivedi ogni mese gli articoli a lenta rotazione. Un prodotto che non vende da 60 giorni è un candidato per una riduzione di prezzo o una spinta promozionale prima che diventi inventario bloccato per sempre. Prima intervieni sulle scorte a lenta rotazione, più recuperi del tuo investimento.
Come influisce il dropshipping sulla gestione dell'inventario?
Con il dropshipping non tieni inventario fisico. Il tuo fornitore spedisce direttamente all'acquirente quando viene fatto un ordine. In questo modello la gestione dell'inventario significa monitorare la disponibilità delle scorte del fornitore, non le tue. Il rischio è che il conteggio delle scorte del fornitore e la disponibilità mostrata nel tuo negozio non siano più allineati. Un acquirente compra un prodotto che il tuo negozio dà come disponibile, ma il fornitore l'ha esaurito. Questo crea una vendita in eccesso più difficile da evitare perché dipendi dall'accuratezza dei dati del tuo fornitore. Imposta il negozio per aggiornare la disponibilità in base ai flussi del fornitore in tempo reale, quando possibile, e crea un processo per controllare con regolarità i livelli di scorte del fornitore.