Quanti affari muoiono nel silenzio? Hai inviato una proposta martedì. Il cliente l'ha aperta, non ha detto nulla e la settimana dopo sei passato ad altro. Un solo follow-up venerdì avrebbe forse fatto emergere l'unica domanda che era troppo impegnato per fare.
Automatizzare le email di follow-up significa programmare messaggi di sollecito che partono quando una conversazione resta ferma per un periodo stabilito. Scrivi il follow-up una volta, definisci il tempo di attesa e il sistema lo invia solo quando le condizioni coincidono. Estende le sequenze di sequenze email che ogni brand dovrebbe configurare al lavoro quotidiano di vendita e di progetto.
Cosa significa automatizzare le email di follow-up?
Automatizzare le email di follow-up è la pratica di inviare messaggi di sollecito predefiniti dopo un certo ritardo, quando non arriva risposta. L'evento è l'inattività, non una data di calendario. Se il contatto risponde prima della fine del ritardo, in un flusso ben fatto il follow-up si annulla da solo.
È diverso dall'inviare la stessa email a tutta la tua lista. I follow-up automatici sono messaggi uno a uno legati a una conversazione o a una fase di trattativa specifica.
Come configurare i follow-up automatici
1. Scegli le conversazioni giuste
I follow-up si adattano a proposte, preventivi, richieste di incontro e passaggi di onboarding in attesa del cliente. Non si adattano a reclami o a temi delicati delle risorse umane. Usa lo schema di giudizio di quando i brand dovrebbero usare l'automazione email.
2. Imposta un ritardo rispettoso
Da tre a cinque giorni lavorativi è un punto di partenza comune per la posta B2B. Regolalo in base alle tue regole di tempi di risposta attesi per le email.
3. Scrivi un testo breve e utile
Fai riferimento al messaggio originale, offri di rispondere a eventuali domande e rendi facile rispondere. Applica le abitudini di chiarezza di come scrivere un'email professionale. Un follow-up può essere un modello. Tre solleciti identici sembrano spam.
4. Limita il numero di solleciti
Due follow-up automatici per conversazione bastano alla maggior parte dei brand. Dopo, una telefonata o una nota personale da parte della direzione è più appropriata.
5. Fermati quando rispondono
La tua automazione deve annullare i follow-up in sospeso nel momento in cui arriva una risposta. Mandare un sollecito dopo che qualcuno ha già risposto danneggia in fretta la credibilità.
Testi di follow-up che funzionano per i brand
Parti dal contesto, non dal senso di colpa. "Volevo sapere se hai domande sulla proposta che ti ho inviato lunedì" funziona meglio di "Solo per riprendere il discorso". Includi una richiesta chiara, come confermare l'orario di un incontro o condividere un parere. Firma con gli stessi elementi di cosa includere nella firma email.
Prova il follow-up su una conversazione a basso rischio prima di applicarlo ad affari di alto valore. Il prossimo capitolo, eventi scatenanti dell'automazione email, spiega i tipi di evento che possono avviare o fermare una sequenza di follow-up.
Domande frequenti
I follow-up automatici infastidiranno i miei contatti?
Solleciti cortesi e distanziati raramente infastidiscono chi ha chiesto informazioni. Insistere ogni giorno sì. Limita la frequenza e personalizza la prima riga quando possibile. I flussi di contatto WEMASY tramite il creatore di siti ti danno una traccia chiara di chi ha fatto partire un follow-up.
I follow-up devono arrivare dallo stesso mittente del messaggio originale?
Il mittente originale dovrebbe occuparsi del follow-up, così la conversazione resta coerente. Passare un follow-up commerciale a un altro indirizzo confonde chi riceve.
Posso automatizzare i follow-up per la posta interna del team?
Anche i promemoria interni sulle scadenze traggono vantaggio dall'automazione. Mantieni un tono diretto e includi nel testo il link all'attività o la data di scadenza.
Quale oggetto funziona per un'email di follow-up?
Rispondi nella conversazione esistente quando possibile, così l'oggetto resta coerente. Se avvii un nuovo messaggio, richiama direttamente l'argomento. Vedi oggetti delle email professionali per alcuni schemi.
Come faccio a sapere quali follow-up portano risultati?
Etichetta le conversazioni per fase nella tua casella o nel CRM e annota quale sollecito automatico ha ottenuto una risposta. Elimina i passaggi che non producono mai risposte.
Devo menzionare l'automazione nel follow-up?
Non dire mai al destinatario che il messaggio era automatico. Scrivilo come scriveresti una nota manuale. Se non riesci a scriverlo in modo così naturale, riscrivilo prima di attivare l'automazione.