A gennaio un marchio dedica mezza giornata alla revisione: metriche, DNS, firme e dieci conversazioni a caso con i clienti. Sistema tre modelli superati e rinnova un certificato in scadenza prima che i clienti se ne accorgano. Un altro marchio salta la revisione e a novembre scopre che metà del team usa ancora il vecchio logo nelle firme e che DMARC fallisce dalla primavera.
Il controllo annuale della comunicazione email è una revisione strutturata, una volta all'anno, di indirizzi, contenuti, consegna, abitudini del team e metriche. Trasforma derive invisibili in un elenco di correzioni da fare in una sola sessione di pianificazione. Ecco una lista che copre l'intero sistema.
Come fare ogni anno il controllo della comunicazione email?
Blocca mezza giornata con chi si occupa della gestione email. Passa in rassegna infrastruttura, contenuti, comportamento del team e numeri. Scrivi i risultati e assegna responsabili e scadenze prima di chiudere la sessione.
Collega il controllo alla gestione continua descritta in flusso di gestione dell'email professionale e al documento di strategia di strategia di comunicazione email a lungo termine.
Lista del controllo annuale
1. Infrastruttura e sicurezza
Verifica che i record SPF, DKIM e DMARC corrispondano ancora al tuo modo di inviare. Elimina alias inutilizzati e caselle di chi ha lasciato l'azienda. Valgono le voci di record SPF DKIM DMARC e ruoli e permessi email.
2. Contenuti e modelli
Leggi ogni sequenza automatica e i dieci modelli manuali più usati. Aggiorna offerte, link, firme e note legali. Cerca gli errori descritti in errori più comuni nelle email aziendali.
3. Metriche e riferimenti
Confronta tempo di risposta, tasso di apertura, tasso di clic e consegna con quelli dell'anno scorso e con i riferimenti sulle prestazioni delle email aziendali. Porta i risultati nella tua dashboard delle metriche email per i marchi.
4. Campioni del team
Prendi venti messaggi inviati a caso nei vari reparti. Valuta tono, chiarezza e rispetto delle regole sulla firma. Le lacune portano a formazione, non a rimproveri isolati.
Dopo il controllo
Dai la precedenza alle correzioni che toccano i clienti: link rotti, autenticazione fallita e indirizzi di contatto sbagliati sul tuo sito. Pianifica per il trimestre successivo le pulizie meno rischiose.
Fissa subito la data del controllo e condividi la lista con il responsabile del team. Poi scopri come si presenta la comunicazione email di un marchio maturo quando il sistema funziona bene.
Domande frequenti
Chi dovrebbe partecipare al controllo annuale delle email?
Includi chi gestisce l'hosting, chi cura la comunicazione con i clienti e almeno una persona in prima linea, dall'assistenza o dalle vendite. I piccoli marchi possono farlo anche solo con il fondatore. I dati di contatto del sito WEMASY vanno verificati nel creatore di siti durante la stessa sessione.
Quanto dura un controllo completo delle email?
La maggior parte dei piccoli marchi finisce in tre-sei ore, una volta pronta la lista. I team più grandi possono dividere infrastruttura e contenuti su due mezze giornate. I consigli sul flusso di lavoro sono in come organizzare la casella email aziendale.
Conviene controllare le email più di una volta all'anno?
Fai un controllo leggero ogni trimestre su metriche e autenticazione, e uno approfondito ogni anno su modelli e regole. Le regole di conservazione di regole di conservazione delle email per i marchi rientrano nella revisione annuale.
Quali strumenti aiutano durante il controllo?
Esporta le metriche dalla dashboard della posta, prendi i record DNS dal pannello del dominio e archivia conversazioni di esempio da valutare. Gli strumenti di gestione elencati in strumenti per gestire l'email aziendale velocizzano il lavoro.
Come controllare le email quando una persona lascia il team?
Revoca subito l'accesso, riassegna le code condivise e aggiorna le risposte automatiche che nominavano la persona uscita. L'uscita è l'opposto di inserire i membri del team nell'email aziendale.
E se i risultati del controllo sommergono il team?
Ordina le correzioni in da fare questo mese, nel trimestre successivo e in arretrato. Quello che tocca i clienti viene sempre per primo. Gli errori di reportistica da evitare sono in errori di reportistica email dei marchi.