Un potenziale cliente invia il tuo modulo di contatto alle 21:02 di venerdì. Tu sei offline fino a lunedì. Senza una risposta automatica, la sua casella resta vuota per tutto il weekend. Con una, in pochi secondi riceve una breve nota che conferma di aver ricevuto il messaggio e indica quando aspettarsi una risposta completa.
Le risposte automatiche per l'email aziendale sono la forma più semplice di automazione email. Inviano un messaggio predefinito quando si verifica un evento preciso, come una email in arrivo o l'invio di un modulo. Sai già quando l'automazione ha senso da quando i brand dovrebbero usare l'automazione email. Le risposte automatiche sono di solito il primo strumento che i brand configurano.
Cos'è una risposta automatica?
Una risposta automatica è una risposta che parte senza intervento manuale quando si verifica una condizione. L'evento può essere una email che arriva a un indirizzo specifico, l'invio di un modulo sul tuo sito o una parola chiave nell'oggetto. La risposta usa un contenuto che hai scritto in anticipo.
Le risposte automatiche sono diverse dalle sequenze email complete. Una sequenza invia più messaggi nell'arco di giorni o settimane. Una risposta automatica di solito invia un solo messaggio per ogni evento. Entrambe fanno parte della pratica più ampia descritta in cos'è l'automazione email per i brand.
Come funzionano le risposte automatiche?
Il processo ha quattro passaggi. Primo, definisci l'evento, per esempio la posta a support@yourbrand.com o un modulo di contatto sulla home page. Secondo, scrivi il contenuto della risposta, con oggetto e testo. Terzo, attivi la risposta automatica nell'hosting email o nelle impostazioni del modulo. Quarto, il sistema controlla l'evento e invia la risposta in automatico.
La risposta dovrebbe partire dallo stesso indirizzo del dominio a cui ha scritto il mittente, rafforzando la fiducia che costruisci con cos'è un indirizzo email con dominio personalizzato. Includi gli elementi della firma di cosa includere nella firma email, così il messaggio automatico ha lo stesso aspetto del resto della posta del tuo brand.
Tipi comuni di risposte automatiche per i brand
1. Conferma del modulo di contatto
Conferma la ricezione e indica i tempi di risposta. Si collega ai moduli pubblicati tramite email professionale e il tuo sito.
2. Risposta automatica della casella generale
Risponde a chiunque scriva a un indirizzo di ruolo come info@ o hello@. Utile quando il volume è alto e chi scrive ha bisogno di una conferma rapida.
3. Risposta automatica di assenza dall'ufficio
Si attiva durante un'assenza programmata. Il capitolo dedicato, email di assenza dall'ufficio per le aziende, tratta tempi, contenuto e quando disattivarla.
Parti da una sola risposta automatica, provala tu stesso e chiedi a un collega di attivarla. Correggi le frasi poco felici prima che le vedano i clienti. Il prossimo capitolo sulla posta di assenza è un secondo passo naturale se il tuo team viaggia o prende periodi di pausa programmati.
Domande frequenti
Una risposta automatica risponde a ogni email di una conversazione?
La maggior parte delle risposte automatiche scatta una volta per ogni nuova conversazione, non a ogni risposta in una conversazione già avviata. Controlla le impostazioni per evitare conferme doppie. Le conferme dei moduli WEMASY tramite il creatore di siti di solito inviano una risposta per ogni invio.
Quanto deve essere lungo il messaggio di una risposta automatica?
Tienilo sotto le cinque frasi. Indica cosa hai ricevuto, quando risponderai e come raggiungere qualcuno in caso di urgenza. Le risposte automatiche lunghe sembrano lettere standard.
Le risposte automatiche possono creare cicli di email?
Due risposte automatiche che si rispondono a vicenda possono creare un ciclo. La maggior parte dei sistemi di posta aziendali lo rileva e si ferma dopo uno scambio. Quando puoi, escludi gli indirizzi noreply e le mailing list dagli eventi della risposta automatica.
Le risposte automatiche dovrebbero includere un numero di telefono?
Includi un numero di telefono o un altro contatto solo se il tuo team può davvero rispondere. Una risposta automatica che promette assistenza telefonica urgente che non puoi garantire danneggia la fiducia.
Le risposte automatiche hanno bisogno di un oggetto?
Un oggetto chiaro aiuta chi riceve a ritrovare la conferma più tardi. Usa qualcosa di specifico come "Abbiamo ricevuto il tuo messaggio" invece di un generico "Re: la tua richiesta". Vedi oggetti delle email professionali per le abitudini di scrittura.
In cosa una risposta automatica è diversa da una risposta di vacanza?
Una risposta di vacanza o di assenza dall'ufficio si attiva secondo un calendario e dice a chi scrive che sei assente. Una risposta automatica generale resta attiva in continuazione per un indirizzo o un modulo specifico. Sono entrambi tipi di risposta automatica con eventi diversi.